In 9 stappen de beste auditor worden
Hoe zorgen internal auditors voor een betere positie? Door een ‘trusted advisor’ te worden. Door ervoor te zorgen dat het management en de stakeholders een stevig vertrouwen hebben in de betrouwbaarheid, de waarheid, het vermogen en de kracht van de internal auditafdeling. Dat zegt Richard Chambers tijdens zijn presentatie op het IIA Congres 2017: “Het woord vertrouwen wordt te weinig gebruikt door internal auditors. We vragen ons continu af of we anderen kunnen vertrouwen, maar zelden of ze ons kunnen vertrouwen.” Dat is wat goede internal auditors gemeen hebben: ze bieden vertrouwen, of ze nu advies of assurance geven.
De afgelopen jaren heeft Chambers de karaktereigenschappen van de beste internal auditors onderzocht. Heel kort gezegd komt het erop neer dat als je aardig gevonden wordt én een gedegen kennis van zaken hebt, je als betrouwbaar bestempeld wordt. Uit zijn onderzoek is een model naar voren gekomen van negen karakterkenmerken in drie categorieën die als een piramide zijn opgebouwd. De onderste rij (persoonlijke kenmerken) is het meest belangrijk. Daar bouw je op voort met de middelste rij (relationele kenmerken) en de bovenste rij (professionele kenmerken).
De beste internal auditors zijn:
Persoonlijke kenmerken
1. Ethisch veerkrachtig: Hoeveel van de andere persoonskenmerken je ook bezit, zonder ethiek ben je nergens als het gaat om vertrouwen. Een goede internal auditor is integer en eerlijk én toont moed. Het heeft geen zin als je aan de zijlijn staat, fouten gemaakt ziet worden, maar er niets van zegt. Je moet de scheidsrechter zijn en rode en gele kaarten durven uitdelen.
2. Resultaatgericht: Een goede internal auditor kijkt niet naar hoeveel audits hij uitgevoerd heeft, maar wat de effecten zijn van zijn audits. Wat gebeurt er met het rapport nadat het afgeleverd is? Hij heeft dus een goed arbeidsethos en is productief. Bovendien is hij vastberaden en snel. Het heeft geen zin om te lang met een audit bezig te zijn, want dan loop je al snel achter.
3. Intellectueel nieuwsgierig: Het is niet genoeg om te weten wat er gebeurd is. Een goede internal auditor gaat achter de oorzaak aan: waarom is het gebeurd? Ze hebben een gezonde dosis scepticisme en gebruiken hun intuïtie om de risico’s te volgen.
4. Open-minded: Het vakgebied internal audit verschuift van het verleden, naar het heden, naar de toekomst. Dan kun je pas waarde toevoegen, net als het weerbericht. Een goede internal auditor is dus zeer ruimdenkend en flexibel. Er zijn altijd meerdere mogelijkheden. Wellicht gaan er dingen gebeuren die je nooit zelf had kunnen bedenken.
Relationele kenmerken
5. Dynamische communicatoren: Het gaat er vaak niet om wat je zegt, maar hoe je het zegt. Goede internal auditors weten dat communicatievaardigheden onmisbaar zijn. De juiste toon is essentieel om vertrouwen te winnen én te behouden. Er zijn een aantal woorden die je het beste kunt vermijden: mislukt, onvoldoende, niet effectief, het lijkt erop dat.
6. Intuïtieve relatiebouwers: Goede onderlinge verhoudingen liggen aan de basis van aanhoudend vertrouwen. Een goede internal auditor weet dat het opbouwen van relaties met buitenstaanders begint met goede verhoudingen binnen het internal auditteam. Ook is het verstandig om te werken met rotational assignments: Als je de gehele organisatie leert kennen, bouw je meteen aan goede relaties.
7. Inspirerende leiders: Inspirerende leiders denken op manieren die anderen inspireren, formuleren visies die anderen motiveren om te handelen en zorgen ervoor dat iedereen op de manier kan werken die voor hen het beste werkt. Een goede internal auditor laat anderen het voortouw nemen, coacht anderen, bevordert teamwork, kan uitdagingen aan en krijgt én geeft vertrouwen.
Professionele kenmerken
8. Kritische denkers: Goede internal auditors gebruiken redenatie en logica (en geen emoties) om alle informatie te evalueren en alternatieven te overwegen. Zo weten ze niet alleen alle blokken op tafel te leggen, maar ze ook zo te verschuiven dat alles goed in elkaar past. Oftewel, ze nemen de informatie die ze hebben verzameld met hun nieuwsgierigheid en brengen hier orde in aan.
9. Technische experts: Last but not least, nu we naar de toekomst kijken, is deze karaktereigenschap nog veel belangrijker. Je kunt niet meer alleen de bonen tellen, maar moet ook alles weten over de afkomst van de bonen: “Know your business, know your industry, know technology”. Je bent nooit te belangrijk om te leren.
Bezit je alle bovengenoemde negen karaktereigenschappen, dan ben je een heel goede internal auditor en is de kans zeer groot dat jij een 'trusted advisor' bent.
We zijn als internal auditors een heel eind gekomen. Recht, geneeskunde en accountancy zijn al duizenden jaren oud, terwijl internal audit pas enkele decennia meegaat. Chambers: “Ik durf niet te zeggen hoe ver we precies gekomen zijn, maar we hebben nog een heel eind te gaan. We moeten onszelf blijven uitdagen. Pas als je jezelf voortdurend blijft verbeteren, kun je 'aan de tafel blijven zitten'. Elke CAE, elke afdeling en elke auditor moet altijd in zijn hoofd hebben wat zijn visie is om de toekomst van het vakgebied, de organisatie én zijn carrière vooruit te brengen. Dan komen we er wel. Zo lang je niet vergeet: het is een marathon, geen sprint.”
