Reglement op de kwaliteitstoetsing voor interne auditors

Vastgesteld in de bijeenkomst van de ledenvergadering van het Instituut van Internal Auditors Nederland op 10 juni 2004.

Hoofdstuk I Begripsbepalingen

Artikel 1

1. Dit reglement is van toepassing op alle bij IIA Nederland als gewoon lid ingeschreven interne auditors.
2. Voor de toepassing van dit reglement en de daarop rustende bepalingen wordt verstaan onder:
• IIA Nederland: de vereniging Instituut van Internal Auditors Nederland;
• bestuur: het bestuur van het IIA Nederland;
• college: het college toetsing kwaliteit interne auditors;
• organisatie: elk in de maatschappij als zelfstandige eenheid optredend organisatorisch verband waarin krachtens arbeidsovereenkomst of krachtens publiekrechtelijke aanstelling arbeid wordt verricht;
• interne auditfunctie: een afdeling of team dat onafhankelijke, objectieve "assurance" (geven van zekerheid) en consulting (geven van advies) diensten verleent met de bedoeling waarde toe te voegen aan en verbetering te brengen in de operaties van een organisatie. De interne auditfunctie helpt een organisatie haar doelen te verwezenlijken door met een methodische, ordelijke benadering de effectiviteit van risicomanagement, controle en beheersingsprocessen te evalueren en verbeteren;
• interne auditor: de persoon, gewoon lid van IIA Nederland, die werkzaam is bij een interne auditfunctie;
• verantwoordelijke interne auditor: de eindverantwoordelijke voor de interne audit functie (Chief Audit Executive)
• vestiging: een specifieke subgroep van een interne auditfunctie, die wordt onderscheiden op basis van geografische criteria of op grond van karakteristieken van de werkzaamheden;
• stelsel van kwaliteitsbeheersing: de door een interne auditfunctie getroffen maatregelen en ingestelde procedures die de kwaliteit van de werkzaamheden van de bij de auditfunctie werkzame interne auditors en andere personen moeten waarborgen;
• stelsel van kwaliteitsbewaking: de controle door of namens de interne auditfunctie op de naleving van het stelsel van kwaliteitsbeheersing van de interne auditfunctie;
• onderzoeker: een persoon, belast met de uitvoering van de (her)toetsing van een interne auditfunctie;
• (her)toetsing: de toetsing van de kwaliteit van de beroepsuitoefening van een interne auditor die werkzaam is bij een interne audit functie, door niet aan die interne auditfunctie gelieerde onderzoekers, aan algemeen aanvaarde normen voor de beroepsuitoefening;
• belanghebbenden: personen, organen of organisaties die door hun functie betrokken zijn bij de interne auditfunctie. Interne belanghebbenden kunnen onder andere zijn de Raad van Bestuur, de Raad van Commissarissen en het Audit Committee. Externe belanghebbenden kunnen onder andere zijn de Autoriteit Financiële Markten en De Nederlandsche Bank.

Hoofdstuk II Toetsing

Artikel 2

1. De verantwoordelijke interne auditor draagt er zorg voor dat de interne auditfunctie beschikt over een stelsel van kwaliteitsbeheersing dat voldoet aan in Nederland algemeen aanvaarde normen voor de beroepsuitoefening.
2. De in het eerste lid bedoelde normen zijn neergelegd in International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing en de Code of Ethics van IIA-Nederland, of worden door het bestuur - de leden gehoord - vastgelegd in nadere voorschriften en richtlijnen.
3. Bij de uitvoering van de toetsing zal rekening worden gehouden met de specifieke scope van de werkzaamheden van de interne auditfunctie.

Artikel 3

1. Teneinde de kwaliteit van de beroepsuitoefening van een interne auditor te kunnen beoordelen, wordt de interne auditfunctie waar de interne auditor werkzaam is aan toetsing onderworpen.
2. De interne auditor spant zich ervoor in dat de interne auditfunctie en de organisatie waar hij werkzaam is, zijn medewerking verleent aan toetsing als bedoeld in dit reglement.

Artikel 4

1. De toetsing houdt een onderzoek in of het interne stelsel van kwaliteitsbeheersing in opzet en werking voldoet aan de in artikel 2 bedoelde normen.
2. De toetsing omvat alle vormen van dienstverlening van de interne auditfunctie waar de interne auditor werkzaam is.

Artikel 5

1. Indien een interne auditfunctie meerdere vestigingen heeft, zal het stelsel van kwaliteitsbeheersing per vestiging worden beoordeeld.
2. Indien de interne auditfunctie twee of meer vestigingen heeft, maakt een stelsel van kwaliteitsbewaking van de vestigingen onderdeel uit van het stelsel van kwaliteitsbeheersing dat wordt beoordeeld.
3. Indien een interne auditfunctie vestigingen heeft in het buitenland zullen alleen de maatregelen van kwaliteitsbewaking door de interne auditfunctie in Nederland met betrekking tot die buitenlandse vestiging(en) worden beoordeeld.

Artikel 6

1. Er is een college toetsing kwaliteit.
2. Het college is belast met de uitvoering van dit reglement.
   3. Het bestuur bepaalt het aantal leden van het college en benoemt deze uit de leden van IIA-Nederland.
   4. Het bestuur wijst uit de leden van het college een voorzitter aan.
   5. De zittingsduur van de leden bedraagt maximaal drie jaar met eenmaal de mogelijkheid van herbenoeming voor wederom maximaal drie jaar. Degene die benoemd is ter vervulling van een tussentijds opengevallen plaats, treedt af op het tijdstip waarop degene in wiens plaats de benoeming is geschied, had moeten aftreden.
   6. De leden van het college treden af volgens een door het bestuur vast te stellen rooster.
   7. De leden van het college ontvangen voor hun werkzaamheden een vergoeding van reis- en verblijfkosten en een vergoeding voor bestede tijd volgens door het bestuur vast te stellen regelen.

Artikel 7

1. De toetsing wordt uitgevoerd door één of meer onderzoekers, die gewoon lid van IIA Nederland zijn.
2. Het college is belast met de selectie en de aanwijzing van de onderzoekers aan de hand van door het bestuur, op voorstel van het college, vastgestelde criteria.
3. De onderzoekers dienen onafhankelijk te zijn van de te onderzoeken auditfunctie en hun werkzaamheden volstrekt onpartijdig uit te voeren.
4. Voor elke uit te voeren toetsing stelt het college vast welke personen (persoon) als onderzoekers (onderzoeker) zullen (zal) optreden, waarbij rekening wordt gehouden met aard en omvang van de te onderzoeken interne auditfunctie.
5. De onderzoekers ontvangen voor hun werkzaamheden een vergoeding voor reis- en verblijfkosten en een vergoeding voor bestede tijd volgens door het bestuur vast te stellen regels.

Artikel 8

1. De onderzoekers voeren de toetsing uit aan de hand van door het bestuur, op voorstel van het college, vastgestelde werkprogramma’s. De werkprogramma’s worden door het bestuur aan de onder het reglement vallende interne auditors bekendgemaakt.
2. Welk werkprogramma wordt toegepast, wordt bepaald aan de hand van door het bestuur, op voorstel van het college, vastgestelde criteria. De criteria worden door het bestuur aan de onder het reglement vallende interne auditors bekendgemaakt.

Artikel 9

1. Het college selecteert jaarlijks de interne auditfuncties die in aanmerking komen voor een toetsing aan de hand van door het bestuur, op voorstel van het college, vastgestelde selectiecriteria, met inachtneming van het bepaalde in artikel 10. De criteria worden door het bestuur aan de onder het reglement vallende interne auditors bekendgemaakt.
2. Het college geeft de geselecteerde interne auditfunctie te kennen dat zij zal worden getoetst.
3. Het college geeft de interne auditfunctie minimaal zes weken van tevoren te kennen wanneer toetsing zal plaatsvinden en wie als onderzoekers zijn aangewezen.
4. Indien geen medewerking aan de toetsing wordt verleend zal een aanmaning tot medewerking door het college worden verstuurd. Indien binnen twee weken na verzending van de aanmaning geen medewerking wordt verleend, vindt de procedure van artikel 16 overeenkomstige toepassing.
5. De interne auditfunctie kan binnen twee weken wegens gewichtige redenen bezwaar maken bij het college tegen een aangewezen onderzoeker. Het college zal binnen twee weken een beslissing nemen ten aanzien van het bezwaar.

Artikel 10

Alle interne auditfuncties, waar interne auditors vallend onder dit reglement werkzaam zijn, zullen eenmaal in de vier jaar aan toetsing worden onderworpen, met dien verstande dat deze termijn met een door het college te bepalen termijn kan worden ingekort indien het eindoordeel bij de laatst uitgevoerde (her)toetsing luidt als bedoeld in artikel 13 lid 3 onder b of c. Ook bijzondere omstandigheden kunnen aanleiding zijn voor een kortere termijn.

Artikel 11

1. De interne auditfunctie stelt aan de onderzoekers alle gegevens ter beschikking, die deze nodig achten voor de vervulling van hun werkzaamheden.
2. Indien zich over de wijze van uitvoering van de toetsing een meningsverschil voordoet tussen de interne auditfunctie en de onderzoekers zullen de onderzoekers de kwestie voorleggen aan het college, dat zo snel mogelijk een uitspraak doet. Indien de interne auditfunctie dan wel de onderzoekers zich niet kunnen verenigen met deze uitspraak, kan binnen zes weken na de uitspraak van het college de meest gerede partij het bestuur vragen een definitieve beslissing te nemen.

Artikel 12

1. De onderzoekers nemen ter afronding van de toetsing, op hoofdlijnen hun bevindingen door met de interne auditfunctie.
2. De onderzoekers stellen binnen een door het college te stellen termijn een conceptrapport op.
3. Het conceptrapport als bedoeld in het tweede lid omvat naast de bevindingen van de onderzoekers tevens een deugdelijk gemotiveerd voorstel voor een oordeel als bedoeld in artikel 13 lid 3.
4. In het geval het voorstel voor een oordeel van de onderzoekers luidt als omschreven in artikel 13 lid 3 onder b of c, zullen de onderzoekers tevens een voorstel ten behoeve van het college doen, inhoudende aanbevelingen respectievelijk aanwijzingen voor het treffen van maatregelen ter verbetering.
5. De onderzoekers sturen het conceptrapport naar de interne auditfunctie.
6. De interne auditfunctie kan binnen twee weken schriftelijk commentaar op het conceptrapport zenden aan de onderzoekers.
7. Binnen drie weken na afloop van de in het vorige lid bedoelde termijn maken de onderzoekers hun rapport definitief, en zenden dit onverwijld toe aan het college en de interne auditfunctie.

Artikel 13

1. De interne auditfunctie kan binnen een door het college te stellen termijn schriftelijk commentaar op het definitieve rapport van de onderzoekers aan het college zenden.
2. Het college toetst het definitieve rapport en stelt naar aanleiding hiervan en het eventuele commentaar als bedoeld in het vorige lid een eindoordeel vast dat het binnen twee maanden na afloop van de in het eerste lid bedoelde termijn ter kennis brengt van de verantwoordelijke interne auditor van de interne auditfunctie.
3. Het eindoordeel kan als volgt luiden:
   a. het interne stelsel van kwaliteitsbeheersing voldoet aan de in Nederland algemeen aanvaarde normen voor de beroepsuitoefening, zoals bedoeld in artikel 2 van dit reglement;
   b. het interne stelsel van kwaliteitsbeheersing voldoet aan de in Nederland algemeen aanvaarde normen voor de beroepsuitoefening, zoals bedoeld in artikel 2 van dit reglement, maar is vatbaar voor verbetering;
   c. het interne stelsel van kwaliteitsbeheersing voldoet niet aan de in Nederland algemeen aanvaarde normen voor de beroepsuitoefening, zoals bedoeld in artikel 2 van dit reglement.
4. Indien het eindoordeel luidt als omschreven onder b of c van het vorige lid gaat het eindoordeel vergezeld van aanbevelingen respectievelijk aanwijzingen voor het treffen van maatregelen ter verbetering.
5. De verantwoordelijke interne auditor zal het eindoordeel met betrekking tot de toetsing aan interne belanghebbenden kenbaar maken.
6. De verantwoordelijke interne auditor kan het eindoordeel met betrekking tot de toetsing aan externe belanghebbenden kenbaar maken.

Artikel 14

1. In het geval dat het eindoordeel luidt als omschreven in artikel 13 lid 3 onder c, dient de interne auditfunctie binnen een door het college te stellen termijn een verbeterplan bij het college in, dat gebaseerd is op de bij het eindoordeel gegeven aanwijzingen.
2. Het in het eerste lid bedoelde verbeterplan dient te worden goedgekeurd door een daartoe door het college aangewezen persoon.
3. Na afloop van de in het eerste lid bedoelde termijn vindt er een gesprek plaats tussen het college en de interne auditfunctie over het door de interne auditfunctie ingediende verbeterplan.
4. In het in het vorige lid bedoelde gesprek worden bindende afspraken gemaakt teneinde het stelsel van kwaliteitsbeheersing van de interne auditfunctie binnen een bepaalde termijn aan de normen als bedoeld in artikel 2 te laten voldoen.
5. De in het vorige lid bedoelde afspraken worden door het college op schrift gesteld en ter ondertekening aan de interne auditfunctie gezonden.
6. Het college zal na afloop van de in vierde lid bedoelde termijn een hertoetsing laten uitvoeren bij de interne auditfunctie.
7. De hertoetsing geschiedt door ten minste twee onderzoekers, waarvan ten minste één onderzoeker een ander is dan degene, die de eerste toetsing heeft uitgevoerd. Artikel 7, lid 3, artikel 8, artikel 11, artikel 12 en artikel 13 zijn op de aanwijzing van de onderzoekers, respectievelijk op de procedure van de toetsing, van overeenkomstige toepassing.

Artikel 15

1. Indien het eindoordeel van de hertoetsing luidt als omschreven in artikel 13 lid 3 onder c stelt het college het bestuur daarvan in kennis.
2. De interne auditor, die werkzaam is bij de getoetste interne auditfunctie, is mede verantwoordelijk voor de uitkomst van de (her)toetsing. De in het vorige lid bedoelde in kennisstelling wordt daarom begeleid door een deugdelijk gemotiveerd voorstel om een tuchtrechtelijke procedure tegen de verantwoordelijke interne auditor(s) aanhangig te maken, onder overhandiging van het toetsingsdossier.
3. Het bestuur zal naar aanleiding van de omstandigheid als bedoeld in het eerste en tweede lid een tuchtrechtelijke procedure tegen de verantwoordelijke interne auditor(s) aanhangig maken, tenzij de redelijkheid of gewichtige redenen zich daartegen verzetten.

Artikel 16

1. Het college kan besluiten het eindoordeel als bedoeld in artikel 13 lid 2 of het toetsingsdossier aan derden beschikbaar te stellen ten behoeve van een door deze derden uit te voeren beoordeling van de beroepsuitoefening door de betrokken interne auditors voorzover die hieraan verplicht zijn onderworpen.
2. Aan de terbeschikkingstelling als bedoeld in het eerste lid kunnen voorwaarden worden verbonden.

Hoofdstuk III Overige bepalingen

Artikel 17

1. Jaarlijks brengt het college aan het bestuur een verslag uit omtrent zijn werkzaamheden, waaronder een geanonimiseerd overzicht van de eindoordelen naar aanleiding van de in het afgelopen jaar gehouden toetsingen.
2. Jaarlijks brengt het bestuur, na het in het eerste lid bedoelde verslag te hebben ontvangen, een geanonimiseerd verslag uit aan de leden van IIA Nederland over de werkzaamheden van het college en de uitkomsten van de toetsingen.

Artikel 18

1. Voor het lid van IIA Nederland dat betrokken is bij de uitvoering van dit reglement en daarbij kennis neemt van feiten of omstandigheden waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden, geldt buiten de gevallen voorzien in dit reglement een geheimhoudingsplicht ter zake van die gegevens. Van vertrouwelijke gegevens in het kader van de toetsing verkregen, kan geen verder en ander gebruik worden gemaakt dan bij of krachtens dit reglement is vereist.
2. De verantwoordelijke interne auditor draagt zorg voor de geheimhouding door voor of met hem werkzame personen van gegevens in het kader van de uitvoering van dit reglement waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden. Van vertrouwelijke gegevens in het kader van de toetsing verkregen, kan geen verder en ander gebruik worden gemaakt dan bij of krachtens dit reglement is bepaald.
3. Een lid van IIA Nederland, werkzaam als interne auditor, is ter zake van de voldoening aan de in dit reglement opgenomen verplichtingen tegenover het college en de onderzoekers ontheven van de plicht tot geheimhouding als bedoeld in artikel 7 van het Reglement Gedrags- en Beroepsregels.

Artikel 19

De kosten van de toetsing door het college zijn volgens door het bestuur, op voorstel van het college, vast te stellen tarieven voor rekening van de interne auditfunctie. De tarieven worden door het bestuur aan de gewone leden van IIA-Nederland bekendgemaakt.

Artikel 20

Het bestuur en het college zijn bevoegd om nadere voorschriften vast te stellen ter zake van de bij dit reglement geregelde onderwerpen.

Artikel 21

Dit reglement maakt deel uit van het Reglement Gedrags- en beroepsregels, als bedoeld in artikel 19 van de Statuten.

Artikel 22

1. Het reglement treedt in werking op 10 juni 2004.
2. Dit reglement kan worden aangehaald als: Reglement op de kwaliteitstoetsing voor interne auditors.