09-11-2017

AVG / GDPR: óók voor papieren documenten!

Met de invoering van de nieuwe privacywet, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), met ingang van 25 mei volgend jaar, worden bedrijven verplicht nog zorgvuldiger om te gaan met persoonlijke gegevens. En hoewel bij de invoering de nadruk ligt op de omgang met en het beveiligen van digitale informatie, geldt de AVG net zo goed voor geprinte data en papieren documenten.

Veel bedrijven realiseren zich vaak nog onvoldoende dat ook met papieren data het risico op een zogenaamd ‘datalek’ zeer reëel is en gevoelige informatie in handen van onbevoegden terecht kan komen. Zo bleek uit onderzoek in Groot-Brittannië dat maar liefst 40%* van de veiligheidsissues in 2016 zich voordeed met geprinte data. En met de invoering van de AVG kan een dergelijke situatie een boete opleveren die kan oplopen tot maar liefst 20 miljoen euro of 4% van de jaaromzet.

Met de invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) worden globale richtlijnen gegeven hoe persoonlijke informatie van particulieren moeten worden verkregen, opgeslagen, gebruikt en verwerkt. ‘Persoonlijke informatie’ moet daarbij overigens heel breed moet worden geïnterpreteerd, van adresgegevens en geboortedatum tot informatie over iemands favoriete kleur of burgerservicenummer. Nog vaak blijkt dat men onvoldoende bewust is van de fraude die mogelijk is met persoonlijke informatie. Immers, met slechts enkele gegevens is het al mogelijk om onder een valse naam e-mails te versturen, online bestellingen te plaatsen of zelfs een lening af te sluiten.

Veiligheidsbeleid papieren data

Hoewel de AVG van toepassing is op alle persoonlijke informatie, worden in de praktijk vooral procedures doorgevoerd die betrekking hebben op digitale data. Jaap van Selm, Vice President ACCO Brands, pleit er daarom voor dat bedrijven een veiligheidsbeleid voor hun papieren data opstellen. Van Selm: “Een papierloos bedrijfsproces blijkt in de praktijk veelal niet haalbaar. Veel belangrijke correspondentie gaat nog via de post en het gebeurt regelmatig dat digitale data worden uitgeprint. Ook beschikken nog veel bedrijven over oude papieren archieven met gegevens die bewaard moeten blijven. Om de AVG correct na te kunnen leven, moeten daarom heldere procedures worden opgesteld hoe dergelijke papieren data niet alleen moeten worden beheerd, maar ook zouden moeten worden vernietigd.”

Veiligheidsniveaus papiervernietiging

Met de huidige technologie is het steeds beter mogelijk om papiersnippers te herleiden naar het originele document. Van Selm adviseert daarom dat het vernietigen van potentieel gevoelige, geprinte data moet worden beschouwd als een integraal onderdeel van het bedrijfsproces. Daarbij moet de methode van vernietiging afhankelijk zijn van de gevoeligheid van de data. Zo zou, bij het vernietigen van bijvoorbeeld medische dossiers, een hoger veiligheidsniveau moeten worden gehanteerd, en dus een meer geavanceerde vernietigingsmethode, dan bij het vernietigen van een adresbestand van de lokale voetbalclub.    

*2017 - Whitepaper Rexel Shredding ‘Why a paper security policy is integral to GDPR compliance’

Whitepaper Veiligheidsbeleid Papier
Acco Brands EMEA heeft een whitepaper opgesteld waarin wordt ingegaan op de AVG, de gevolgen ervan voor de bedrijfsvoering en een aantal praktische aandachtspunten hoe aan deze nieuwe privacywet te voldoen. De whitepaper is te downloaden via deze link.

Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
Met ingang van 25 mei 2018 zal een nieuwe wet in werking treden: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Hiermee zullen in heel Europa dezelfde regels rond privacy gaan gelden, met aanzienlijke gevolgen voor ondernemingen die met persoonlijke gegevens werken, zowel digitaal als op papier. De AVG geeft richtlijnen hoe persoonlijke informatie moet worden opgeslagen, gebruikt en verwerkt. Zo worden organisaties voortaan verplicht om:

  • Transparant te zijn over hoe persoonlijke data worden verkregen en gebruikt
  • Verantwoording te dragen over hoe deze data worden opgeslagen, verwerkt en gebruikt
  • Alles te doen om persoonlijke data te beschermen en eventuele datalekken te voorkomen. Daarbij moeten organisaties bewijzen dat ze continue voldoen aan deze AVG-regelgeving.

Met het vervangen van de Nederlandse wetgeving door een Europese, is er ook meer én strengere controle mogelijk op de uitvoering. Wie niet aan de AVG voldoet, riskeert hoge boetes: per overtreding tot 20 miljoen euro of (voor bedrijven met een omzet van meer dan een half miljard) maximaal 4% van de jaaromzet. De navolging van de AVG moet dus wel degelijk serieus worden genomen.

Terug naar het nieuwsoverzicht.

IIA Nederland

Postadres:
Postbus 22657
1100 DD Amsterdam
Bezoekadres:
Burgemeester Stramanweg 102A
1101 AA Amsterdam
Contact opnemen

Audit Magazine

Audit Magazine

Lidmaatschap

IIA is dé toonaangevende beroepsorganisatie voor internal auditors. Een lidmaatschap laat u delen in de collectieve kennis van alle vakgenoten in de wereld.
Meer informatie

IIA-Partners