Innovatie in rapporteren en communiceren (verslag)

Nieuwe vormen van rapporteren en communiceren is een hot topic in de huidige ontwikkeling van auditfuncties. Er is veel behoefte aan het verhogen van de betrokkenheid, focus op de essentie en luisteren naar de klant. Tijdens de workshop Innovatie in rapporteren en communiceren van 29 oktober 2019 werden naast een aantal theoretische grondslagen, vijf concrete innovaties op dit gebied uit de praktijk gepresenteerd en do’s en dont’s besproken.

De basis voor deze workshop lag in  de Innovation Award 2018 waarin diverse nieuwe vormen van rapporteren en communiceren werden gepresenteerd. En ook de innovatieworkshop tijdens het IIA congres van 2018 maakte de behoefte aan nieuwe vormen van communicatie duidelijk en leverde een groot aantal ideeën voor verbetering van de communicatie op. Daarnaast verwacht IIA Nederland dat de IAF steeds meer bijzondere onderzoeken zal uitvoeren en meer en meer de rol van ‘trusted advisor’ en ‘insight provider’ op zich neemt. Al met al veel redenen voor deze workshop Innovatie in rapporteren en communiceren.

De theorie

Het programma van deze workshop was erop gericht om naast het uitwisselen van good practices dieper in te  gaan op de theorie: hoe werken de hersenen en hoe zorgen we er voor dat een boodschap goed wordt opgepakt? Lex Pierik nam dit theoretische deel voor zijn rekening. Zijn hoofdboodschap: “Je kijkt met je hersenen”. Hersenen verwerken visuele signalen. Hij legde de deelnemers uit hoe je kunt zorgen dat informatie goed inzichtelijk wordt geordend en de belangrijkste boodschappen eruit springen. Dit gebeurt bijvoorbeeld door gebruik te maken van de gestalt principes van visuele perceptie, dat ervan uit gaat dat mensen patronen en gehelen waarnemen. En werken met vorm, lengte en kleur helpt om een boodschap eruit te laten spingen. Een tweede hoofdboodschap: “Mensen zijn lui, niet dom”. Het is dus zaak snel de essenties te tonen en non-informatie weg te laten, ‘less is more’. Zijn presentatie zat vol met praktische tips en bruikbare voorbeelden van fraaie visualisaties.

Download de presentatie van Lex Pierik

De innovaties

Na het theoretische gedeelte was het tijd voor de praktijk. Diverse nieuwe, innovatieve manieren om de bevindingen over te brengen werden gepresenteerd: via geluidsfragmenten, foto, video, beelden en storytelling als media en via agile communiceren als werkwijze.

Rapporteren met geluidsfragmenten

Marian Meeuwsen en Kitie Djodikromo van Gemeente Rotterdam deelden hun ervaringen n.a.v. een audit (o.b.v. de Learning History-methode) naar ongewenste omgangsvormen . Om de boodschap écht te laten binnenkomen, koos de auditafdeling ervoor om belangrijke citaten (anoniem) op te nemen en als geluidsfragmenten te laten horen. Ze kozen daarbij bewust voor een setting waarin ook echt alle aandacht op het fragment was gericht; o.a door het gebruik van koptelefoons. Deze vorm maakte veel indruk op de aanwezigen. 

Download de presentatie van Gemeente Rotterdam

Foto- en video-reporting

Brigitte de Vries van Staedion vertelde meer over foto- en video-reporting. Dit helpt de auditafdeling om de echte situatie te laten zien. Hun motto: een beeld zegt meer dan duizend woorden. De foto- en video-reporting is al gebruikelijk in audits naar de fysieke beveiliging. Steadion geeft aan dat deze vorm van auditing breder toepasbaar is: daar waar het werkelijke gedrag of een feitelijke situatie wordt onderzocht.

Download de presentatie van Staedion

Beeldend rapporteren

Ook de Auditdienst Rijk (ADR) werkt met beeld, maar dan in de vorm van tekeningen. Martine de Zeeuw en Roos Kalker vertelden meer over de voordelen en hoe zij dit aanpakken in diverse toepassingen. Beeldend rapporteren, in de vorm van tekeningen en Infographic, vereist enige techniek, maar is snel aan te leren. Vaak is ‘lef om het te doen’ de belangrijkste hobbel. Tijdens de RO Masterclass eind november werd dit tijdens een 2 uur-durende workshop Zakelijk tekenen ook als zodanig ervaren.

Download de presentatie van Auditdienst Rijk

Storytelling

DELA heeft in de auditrapportages er bewust voor gekozen een verhaal te maken van de resultaten van de audit.  Mark Leermakers van DELA geeft aan dat er een duidelijk verschil is tussen informeren (leidend tot een kritische beschouwer) en vertellen (leidend tot een betrokken deelnemer). Om het verhaal pakkend te maken, maakt DELA bij de opbouw o.a. gebruik van de principes van de narratieve analyse en de wetten van Aristoteles.

Download de presentatie van DELA

Agile communiceren

ABN AMRO doet audits, inclusief de rapportages, op een agile manier, waarbij na elke sprint de resultaten worden gepresenteerd. Hierbij kiezen ze bewust voor minder documenten en meer dialoog. Hans Koster van ABN AMRO toonde, in woord en beeld, de werkwijze en liet alle aanwezigen deze ervaren via de bespreking van een aantal stellingen. De belangrijkste kenmerken en voordelen van deze werkwijze zijn:  

# Dialoog tussen auditor en auditee (en tussen auditees onderling);
# Verschillende partijen die van elkaar kunnen leren bij elkaar brengen;
# Feitelijke afstemming en Closing Meeting in één meeting;
# Visuele communicatie geeft boodschap extra kracht;
# Door actieve betrokkenheid auditees creëer je ‘buy in’ op audit issues en management acties.

Download de presentatie van ABN AMRO