Niet-auditors in de internal auditfunctie

Verslag van de Professional Practices Day ‘Non-auditors in the audit’

Op 8 november 2018 organiseerde de IIA Commissie Professional Practices (CPP) het evenement 'the inclusion of non-auditors in the internal audit function'. Op de IIA Academy in Amsterdam kwamen medewerkers vaktechniek samen en bespraken de voordelen en uitdagingen van de inzet van subject matter experts, gastauditors en rotational auditors.

Het evenement werd geopend met het delen van de resultaten van een survey ingevuld door deelnemers aan het evenement. De resultaten van de survey gaven weer dat:

• Internal auditafdelingen wisselend gebruikmaken van niet-auditors;
  • Subject matter experts worden door bijna 80% van respondenten gebruikt;
  • Guest auditors worden door 60% van respondenten gebruikt;
  • Rotational auditors worden enkel door een kleine minderheid gebruikt;
• Non-auditors worden op meerdere manieren ingezet, varierend van gedurende de gehele audit tot in bepaalde onderdelen van de audit (bijvoorbeeld in de scoping fase of in de rapportagefase);
• Er een variatie is in de tevredenheid van het gebruik van niet-auditors.

Daaropvolgend vertelde Nan Zhan, medewerker vaktechniek van Shell Internal Audit, een 'better-practice' verhaal over het veelvuldig en succesvol gebruik van rotational auditors binnen de auditfunctie van Shell. Zhan deelde een aantal succesfactoren:

• Een kritische selectie van de rotational auditors;
• Een continue training over de jaren, afgestemd op hun groei in de functie;
• Voortdurende begeleiding door vaste auditors;
• Aansluiting bij de HR praktijken (bijv. de combinatie met een trainee-programma).

Deze presentatie werd opgevolgd door een interactieve sessie waarin de deelnemers hun ervaringen bespraken inzake de voordelen en het borgen van de kwaliteit van de inzet van de non-auditors. Een levendige discussie barstte los. De deelnemers concludeerden onder andere:

• Om het gebruik van niet-auditors tot een succes te maken, dient de gehele organisatie hier achter te staan. De auditfunctie dient een toevoer te hebben van talentvolle kandidaten. Tevens dient de organisatie zorg te dragen dat mensen na een tijd binnen de auditfunctie hun rentree kunnen maken in de organisatie.
• Beide partijen dienen te profiteren; de auditfunctie heeft de toevoer van frisse ideeën en specifieke kennis, de niet-auditors eigenen zich een kritische manier van denken toe. Internal audit dient deze ‘value proposition’ duidelijk te communiceren.
• Het gebruik van niet-auditors is een uitstekende manier om ambassadeurs voor de audit functie te creëren.

Bovenstaande sluit aan bij de (persoonlijke) ervaringen van Wouter Schram inzake de inzet van gastauditors bij Gasunie, die hij presenteerde op de PAS Conferentie op 1 november 2018. Schram bood bruikbare inzichten door het vraagstuk vanuit het perspectief van elke betrokkene te bekijken.

Afsluitend deelden Norbert Kouwenberg en Peter Hartog de nieuwe manier van werken van het CPP en het Professional Practices netwerk, waarin in subgroepen per sector, discipline en onderwerp meer intensief samengewerkt gaat worden op vaktechnisch gebied.

De Professional Practices Day was weer een groot succes. Wilt u ook deel uitmaken van het netwerk van vaktechniek professionals? Neem dan contact op met vaktechniek@iia.nl.