Online Commissarissen Symposium 2020: Zijn we voldoende voorbereid op de volgende crisis?

Scenarioplanning in de praktijk

Carin Gorter Commissaris o.a. bij Basic-Fit 

“Een pandemie van deze omvang  was niet als een specifiek scenario gedefinieerd, maar er waren bij Basic-Fit scenario’s  die goed bruikbaar waren in deze situatie evenals  het business continuity plan. In de huidige coronacrisis staat bij Basic-Fit als eerste de veiligheid van het personeel en de leden voorop. Daarnaast is de relatie met de leden van groot belang als je ze niet  in de club kunt ontvangen. Gelukkig gaf Basic-Fit al de optie aan haar leden om digitaal te sporten via de Basic-Fit app die standaard deel uitmaakt van het lidmaatschap. Basic-Fit ondersteunde haar leden om fit te kunnen blijven door digitaal meer oefeningen aan te bieden voor thuis, het organiseren van een gratis home gym day en gaf diverse opties voor hun abonnement. Een belangrijke les: Leiderschap is essentieel. Naast adaptief vermogen en wendbaar kunnen zijn, is tijdige en duidelijke communicatie met alle betrokken partijen – medewerkers, klanten, leveranciers, banken, investeerders - enorm belangrijk.”

Bas Hogervorst, Manager Risk & Internal Audit bij Basic-Fit

“Wat is de uitdaging voor morgen? COVID-19 voelt nog als nu. Als IAF hebben we ons jaarplan aangepast en zijn de 2^e en 3^e lijn veel intensiever gaan samenwerken. Zeker in tijden van op afstand werken is informatie delen en goed communiceren van groot belang. Als IAF willen we waarde toevoegen om samen sterker uit de crisis te komen. Onze visie: een gezonde en fitte organisatie is het beste bestand tegen de zwarte zwaan die we nu niet kunnen zien.”

Amba Zeggen, o.a. Commissaris bij Bovemij

“Je kunt vooraf risico’s en aannames analyseren, maar niet de emotie van dat moment. Als je echt in de heat zit, durf je dan te handelen zoals in het scenario uitgewerkt? Emotie speelt een hele grote rol bij het maken van ingrijpende keuzes. Vergeet daarom bij het uitwerken van scenario’s niet de persoonlijke manier van handelen mee te nemen, onderzoek waar je bias ligt.”

Maureen Vermeij, Directeur Internal Audit bij CZ

“CZ werkt samen met interne trendwatchers en experts om vooruit te kijken. Het is ook een prima manier om potentieel te spotten. In tijden van crisis komt er als bestuurders veel op je af. Zeker in de zorgverzekeringswereld was er veel dynamiek. Waar kun je optimaal bijdragen? Het is fijn als je dan als IAD een check kunt doen of je nog steeds up and running bent. De gewone ‘business’ gaat namelijk ook door. Voorbereidend op dit soort crises kun je scenariomodellen valideren en plausibiliteits- en actualiteitschecks doen.”

Stelling nemen

Ook van de aanwezige CAE’s en commissarissen werd tijdens dit online symposium een actieve bijdrage verwacht. In break-outgroepen bespraken zij zeven stellingen:

1. Scenarioplanning is een verplicht  onderdeel van het bestuursverslag.
2. De uitkomsten van de scenarioplanning worden op elke AVA toegelicht door de CEO.
3. De voltallige RvC bespreek minimaal 2 keer per jaar de verschillende scenario’s met het bestuur en maakt hier melding van in het RvC verslag.
4. De IAD onderzoekt jaarlijks of het proces van scenarioplanning  op adequate  wijze is uitgevoerd.
5. De externe accountant rapporteert zijn bevindingen mbt het proces van scenarioplanning in zijn controleverklaring (hierbij steunend op het werk van de IAF).
6. Scenarioplanning maakt onderdeel uit van de reguliere planning & control cyclus.
7. De IAF neemt kennis van de scenario’s als input voor het auditplan.

Na de break-out sessie nam Leen Paape plenair door welke stellingen in de break-out groepen het meeste opvielen, met welke ze het eens waren en met welke niet. Scenarioplanning in het bestuursverslag opnemen is volgens een groep tweezijdig. Het is goed dat de buitenwereld weet dat je er mee bezig bent, maar je wilt niet al je opties delen. Dit laatste geldt naar de mening van een andere groep overigens ook voor opname in het RvC-verslag (stelling 3). Opvallend is dat een aantal de frequentie van minimaal twee keer per jaar in stelling 3 wat strikt vond. Het belangrijkste is dát het besproken wordt. De situatie bepaalt vervolgens hoe hoog de frequentie daadwerkelijk ligt. Bij stelling 4 werd er opgemerkt dat het vooral goed is als de IAF zich als onafhankelijke kritische toehoorder opstelt. Het rapporteren door de externe accountant (stelling 5) ligt voor een enkele commissaris wat gevoelig gezien de (persoonlijke) aansprakelijkheid, maar tegelijk biedt zo’n verklaring wel zicht op het controlesysteem. Niet elke groep was het eens met stelling 6. Met name omdat de planning & control cyclus meer van operationele aard is en scenariodenken zich op het strategische niveau richt.

Food for thought

Na de keynote, praktijkervaringen en discussieronde, hebben alle deelnemers weer aardig wat ‘food for thought’ om mee terug de organisatie in te nemen. “Je kunt van alles bedenken, maar de werkelijkheid kan toch totaal anders zijn”, besluit Jantien Heimel, voorzitter van IIA Nederland. “Goed dat je met elkaar erover kan praten en kan bekijken wat er wel aan maatregelen voorhanden is. Wellicht is het onlangs gelanceerde Innovatieplatform een mooie plek waar we met elkaar kennis over toekomstige scenario’s kunnen delen.” Ook Daco Daams, voorzitter van NBA-LIO, gaat naar aanleiding van dit symposium binnen zijn team bij Randstad nog eens na wat de black swans zijn. “En twee keer per jaar de scenario’s bespreken vond ik veel. Echter, in de gesprekken doe je het impliciet wel, dus misschien moeten we het toch maar eens expliciet maken.”