Online Commissarissen Symposium 2020: Zijn we voldoende voorbereid op de volgende crisis?

01-10-2020

Maandag 28 september vond het Commissarissen Symposium 2020 plaats. “Vorig jaar zaten we nog bij KPMG en hadden we het over crisismanagement. Wie had toen gedacht dat we daar een jaar later midden in zaten?, zegt Bart van Loon van KPMG, sinds jaar en dag sponsor van het symposium. “Het thema Scenarioplanning is dan ook niet geheel toevallig gekozen”, voegt dagvoorzitter Leen Paape daaraan toe. Vanuit zijn militaire achtergrond weet hij dat we altijd voorbereid zijn op de vorige oorlog. Maar voor  vandaag voegde hij daar de kernvraag aan toe: Zijn we klaar voor de volgende oorlog?  

Het Commissarissen Symposium wordt ieder jaar georganiseerd door IIA Nederland en NBA-LIO en mogelijk gemaakt door KPMG. Dit jaar vond het symposium voor het eerst online plaats; live vanuit de studio’s bij Ferocia. Anders dan voorgaande jaren, maar niet minder gewaardeerd. De deelnemers vonden het thema verfrissend, interessant en leerzaam. Ze beoordeelden het online event dan ook gemiddeld met een 8. “Dit is de eerste goede online bijeenkomst die ik heb bijgewoond”, meldt een van de deelnemers in de evaluatie.

     

 

“Als KPMG mogen wij het Sunweb wielerteam ondersteunen. Tijdens de Tour de France heeft dit team laten zien dat het met een zeer gedegen voorbereiding met daarbij het uitwerken van meerdere scenario’s heel goed kan inspelen op de veranderende omstandigheden. Het team was hierdoor tot verrassing van velen de frisse revelatie van de laastste TdF. De les: een goede voorbereiding, denken in scenario’s die gekoppeld zijn aan de doelstelling is écht van belang.” Bart van Loon, KPMG

Scenariodenken is niet nieuw

“Michiel de Ruyter deed al aan scenariondenken”, begint keynote van Paul de Ruijter zijn betoog. “Op het strand besprak hij met zijn kapiteins en stuurmannen wat te doen als de wind draaide of als de vijand aanviel. Scenariodenken is niet nieuw.” Met alleen scenario’s ben je er echter nog niet zegt de auteur van ‘Klaar om te wenden’, consultant en docent. Welke signaalfuncties heb je om zicht te houden op de veranderende wereld, welke opties zijn er tot je beschikking en wat doe je als een scenario écht uitkomt: kun je daadwerkelijk snel schakelen? Voor het operationele team is het daarom van belang dat het geoefend heeft met en voorbereid is op de scenario’s. Organisaties die dit hebben gedaan, waren sneller op de been. Ook al waren de scenario’s niet exact zoals de werkelijkheid, bepaalde opties konden toch worden benut om deze crisis het hoofd te bieden.

Voor de top is het belangrijk te weten welke scenario’s er zijn en wat de mogelijke up- en downside is. Het betreft niet alleen risico’s, het gaat ook – vooral! - om kansen zien. Zorg daarnaast voor een open mindset waarin je durft aan te geven dat je het niet weet. “Sterker nog: als een CEO zegt zeker te weten dat iets niet gebeurt, is er reden om te twijfelen. Wees je bewust van je eigen bias en die van anderen. Realiseer je dat er gewoonweg fundamentele onzekerheid is. Blijf werken aan die zaken die je wilt zien, maar waar je (nog) geen zicht op hebt.”

 

Voorbeelden van actuele scenario’s

Paul de Ruijter gaf alle aanwezigen acht scenario’s cadeau. Via Menti konden ze deze indelen op basis van verwachte impact en de waarschijnlijkheid dat ze werkelijkheid worden. Alleen scenario 3 scoorde laag waarop Paul de deelnemers meegaf dat het misschien niet zo onwaarschijnlijk is als men denkt.

  1. Vaccin beschikbaar
  2. 2e golf en langere crisis
  3. EU break-up
  4. Dollar crash
  5. Elektrische auto’s
  6. AI & Robots
  7. Extreem weer
  8. Maatschappelijke onrust en rellen

 

Scenarioplanning in de praktijk

Carin Gorter Commissaris o.a. bij Basic-Fit 

“Een pandemie van deze omvang  was niet als een specifiek scenario gedefinieerd, maar er waren bij Basic-Fit scenario’s  die goed bruikbaar waren in deze situatie evenals  het business continuity plan. In de huidige coronacrisis staat bij Basic-Fit als eerste de veiligheid van het personeel en de leden voorop. Daarnaast is de relatie met de leden van groot belang als je ze niet  in de club kunt ontvangen. Gelukkig gaf Basic-Fit al de optie aan haar leden om digitaal te sporten via de Basic-Fit app die standaard deel uitmaakt van het lidmaatschap. Basic-Fit ondersteunde haar leden om fit te kunnen blijven door digitaal meer oefeningen aan te bieden voor thuis, het organiseren van een gratis home gym day en gaf diverse opties voor hun abonnement. Een belangrijke les: Leiderschap is essentieel. Naast adaptief vermogen en wendbaar kunnen zijn, is tijdige en duidelijke communicatie met alle betrokken partijen – medewerkers, klanten, leveranciers, banken, investeerders - enorm belangrijk.”

Bas Hogervorst, Manager Risk & Internal Audit bij Basic-Fit

“Wat is de uitdaging voor morgen? COVID-19 voelt nog als nu. Als IAF hebben we ons jaarplan aangepast en zijn de 2e en 3e lijn veel intensiever gaan samenwerken. Zeker in tijden van op afstand werken is informatie delen en goed communiceren van groot belang. Als IAF willen we waarde toevoegen om samen sterker uit de crisis te komen. Onze visie: een gezonde en fitte organisatie is het beste bestand tegen de zwarte zwaan die we nu niet kunnen zien.”

Amba Zeggen, o.a. Commissaris bij Bovemij

“Je kunt vooraf risico’s en aannames analyseren, maar niet de emotie van dat moment. Als je echt in de heat zit, durf je dan te handelen zoals in het scenario uitgewerkt? Emotie speelt een hele grote rol bij het maken van ingrijpende keuzes. Vergeet daarom bij het uitwerken van scenario’s niet de persoonlijke manier van handelen mee te nemen, onderzoek waar je bias ligt.”

Maureen Vermeij, Directeur Internal Audit bij CZ

“CZ werkt samen met interne trendwatchers en experts om vooruit te kijken. Het is ook een prima manier om potentieel te spotten. In tijden van crisis komt er als bestuurders veel op je af. Zeker in de zorgverzekeringswereld was er veel dynamiek. Waar kun je optimaal bijdragen? Het is fijn als je dan als IAD een check kunt doen of je nog steeds up and running bent. De gewone ‘business’ gaat namelijk ook door. Voorbereidend op dit soort crises kun je scenariomodellen valideren en plausibiliteits- en actualiteitschecks doen.”

 

Stelling nemen

Ook van de aanwezige CAE’s en commissarissen werd tijdens dit online symposium een actieve bijdrage verwacht. In break-outgroepen bespraken zij zeven stellingen:

  1. Scenarioplanning is een verplicht  onderdeel van het bestuursverslag.
  2. De uitkomsten van de scenarioplanning worden op elke AVA toegelicht door de CEO.
  3. De voltallige RvC bespreek minimaal 2 keer per jaar de verschillende scenario’s met het bestuur en maakt hier melding van in het RvC verslag.
  4. De IAD onderzoekt jaarlijks of het proces van scenarioplanning  op adequate  wijze is uitgevoerd.
  5. De externe accountant rapporteert zijn bevindingen mbt het proces van scenarioplanning in zijn controleverklaring (hierbij steunend op het werk van de IAF).
  6. Scenarioplanning maakt onderdeel uit van de reguliere planning & control cyclus.
  7. De IAF neemt kennis van de scenario’s als input voor het auditplan.

Na de break-out sessie nam Leen Paape plenair door welke stellingen in de break-out groepen het meeste opvielen, met welke ze het eens waren en met welke niet. Scenarioplanning in het bestuursverslag opnemen is volgens een groep tweezijdig. Het is goed dat de buitenwereld weet dat je er mee bezig bent, maar je wilt niet al je opties delen. Dit laatste geldt naar de mening van een andere groep overigens ook voor opname in het RvC-verslag (stelling 3). Opvallend is dat een aantal de frequentie van minimaal twee keer per jaar in stelling 3 wat strikt vond. Het belangrijkste is dát het besproken wordt. De situatie bepaalt vervolgens hoe hoog de frequentie daadwerkelijk ligt. Bij stelling 4 werd er opgemerkt dat het vooral goed is als de IAF zich als onafhankelijke kritische toehoorder opstelt. Het rapporteren door de externe accountant (stelling 5) ligt voor een enkele commissaris wat gevoelig gezien de (persoonlijke) aansprakelijkheid, maar tegelijk biedt zo’n verklaring wel zicht op het controlesysteem. Niet elke groep was het eens met stelling 6. Met name omdat de planning & control cyclus meer van operationele aard is en scenariodenken zich op het strategische niveau richt.

 

Food for thought

Na de keynote, praktijkervaringen en discussieronde, hebben alle deelnemers weer aardig wat ‘food for thought’ om mee terug de organisatie in te nemen. “Je kunt van alles bedenken, maar de werkelijkheid kan toch totaal anders zijn”, besluit Jantien Heimel, voorzitter van IIA Nederland. “Goed dat je met elkaar erover kan praten en kan bekijken wat er wel aan maatregelen voorhanden is. Wellicht is het onlangs gelanceerde Innovatieplatform een mooie plek waar we met elkaar kennis over toekomstige scenario’s kunnen delen.” Ook Daco Daams, voorzitter van NBA-LIO, gaat naar aanleiding van dit symposium binnen zijn team bij Randstad nog eens na wat de black swans zijn. “En twee keer per jaar de scenario’s bespreken vond ik veel. Echter, in de gesprekken doe je het impliciet wel, dus misschien moeten we het toch maar eens expliciet maken.”

Terug naar het nieuwsoverzicht

IIA Nederland

088-0037100
iia@iia.nl
Burgemeester Stramanweg 102A
1101 AA Amsterdam
Contact opnemen

Audit Magazine

Audit Magazine

Lidmaatschap

IIA is dé toonaangevende beroepsorganisatie voor internal auditors. Een lidmaatschap laat u delen in de collectieve kennis van alle vakgenoten in de wereld.
Meer informatie