RO Masterclass 2019 (verslag)

28-11-2019

RO Masterclass is thuiskomen

Na twee intensieve dagen zijn de RO’s tijdens het tweede lustrum op 21 en 22 november weer bijgespijkerd. Met een stevig programma mag er met recht worden gesproken over een masterclass. Maar liefst 72 operational auditors kregen inzicht in ‘insights’: over het verkrijgen van inzicht en het presenteren van inzicht. Zoals het de RO Masterclass betaamt, was er ook dit jaar weer een goede afwisseling tussen inspanning en ontspanning, luisteren en actief mee doen.

Bart van Loon van KPMG, dat de jaarlijkse Masterclass mogelijk maakt, is van mening dat over Insights lang nog niet alles is gezegd en geschreven. “Wat is het, hoe geef je er invulling aan? Als forensisch accountant had ik moeite met het verkrijgen van hoor en wederhoor. Journalisten zoals Jeroen Smit zijn in staat veel informatie uit organisaties te trekken. Zijn boek De Prooi fascineerde mij dan ook enorm. En Frénk van der Linden, de tweede spreker, heeft mij interviewtechnieken bijgebracht.” Bart spreekt de verwachting uit dat alle aanwezigen deze twee dagen veel zullen opsteken.

9 lessen over waarheidsbevinding

Jeroen Smit deelt 9 lessen over waarheidsbevinding. Hij schreef verschillende boeken over CEO’s en interviewde daarvoor diverse mensen binnen en buiten de organisatie. “De internal auditor is hard nodig, jullie worden betaald om terug te duwen”, roept Jeroen Smit. Na wat anekdotes gaat hij in op zijn 9 lessen over waarheidsbevinding. “Het begint met écht willen weten wat er gebeurt, dat is les 1. Niet vanuit je functie, maar omdat je dat wilt als mens.” Het tweede dat van belang is, is de timing. Hij geeft aan dat je duidelijk moet hebben, wanneer iets er móet liggen, zodat de uitslagen van het onderzoek nog steeds relevant zijn. Les 3: laat zien dat het mensen van vlees en bloed zijn; meer dan alleen functionarissen. Laat met voorbeelden zien dat er ook veel irrationele processen zijn. De vierde les die hij geeft: begin met oud-medewerkers en het liefst gepensioneerden. Ze zijn onafhankelijk en toch nog betrokken. Vraag hoe het destijds was en wat ze ervan vinden hoe het nu gaat. Les 5: geef je verhaal een kader, als de randen van een puzzel. Dat geeft rust in het hoofd en het wordt een maakbaar verhaal. Een zesde les is om mensen de veiligheid te geven anoniem te reageren. Ze worden niet geciteerd en ook is er geen lijst met namen. Les 7: probeer zoveel mogelijk mensen te spreken en les 8: vraag aan iedereen die je interviewt of zij tien namen willen geven van mensen die ook hun verhaal zouden moeten doen. En tenslotte eindig je interview altijd met de vraag ‘heeft u iets raars uit mijn mond gehoord?’ Want het belangrijkste is dat je verhaal klopt. Dat wil je zelf vooral ook als je zo lang onderzoek naar iets hebt gedaan!

Leidt een interview tot waarheidsvinding?

Frénk van der Linden stelt de aanwezigen gerust – of juist niet - dat er best vaak iets mis gaat in interviews, óók bij die van hem. “Maar gelukkig gaat het ook vaak goed. Alleen leidt een gesprek tot vaststellen wat de werkelijkheid of waarheid is? Zelden of nooit! Mensen met macht vertellen niet tot in detail hoe het echt zit. Tenzij je dit al weet omdat je je huiswerk goed hebt gedaan of omdat je het gesprek slim ingaat.” Frénk van der Linden geeft als voorbeeld een interview met Karel Vuursteen, CEO bij Heineken, die altijd beweerde Heinekenbier overal tussenuit te proeven. Totdat Frénk hem blind wilde laten proeven. De CEO reageerde direct: “Dat ga ik niet doen. Ik ga het niet herkennen.” En dat werd kop boven het interview. Bottom line: het is een illusie dat tijdens een interview de waarheid op tafel komt. Daarom moet je altijd research doen, andere partijen spreken en check op check verrichten.

De RO’s mogen gelijk hun interviewtechnieken in de praktijk brengen. Om de beurt mag een RO Frénk interviewen. De eerste vraag voor hem: “Hoe ga jij het gesprek in?” Frénk van der Linden: “Contact proberen te maken en oprechte belangstelling in de ander zijn enorm belangrijk. Behandel die ander zoals je zelf behandelt wenst te worden. Door de chemie maakt de techniek niet veel meer uit.”

Leg het op tafel

Een andere vraag aan Frénk is “Hoe ga je om met iemand die alleen zijn visie wil delen en het duidelijk niet eens is met de internal auditor?” Zijn advies is uitluisteren. Vervolgens óf aangeven dat je binnenkort terugkomt met je vragen óf halverwege melden dat je het laatste kwart graag reserveert voor vragen. Agenderen dus. “En hoe ga je om met weerstand?” Soms kan het helpen direct de (gevoelige) informatie die je hebt op tafel te leggen. De balans vinden tussen scherp zijn en de relatie goed houden is soms lastig. Soms moet je kritische vragen stellen. Als auditor kan het helpen om je vooroordeel over de ander bewust te maken. Dat maakt je ook bereid dat vooroordeel te onderzoeken; klopt het wel? Een andere praktische tip die de journalist de aanwezigen meegeeft, is het opnemen van het interview. Dat helpt om te checken of dat wat je opschrijft ook echt gezegd is. Ten tweede zal de waarheid niet zo snel worden verdraaid als iemand ziet dat het opgenomen wordt. En last but not least: je kunt het interview met bijvoorbeeld collega’s terugluisteren om ervan te leren: wat kon anders of beter?

Takeaways eerste twee sessies

  • Zorg voor goede voorbereiding
  • Wees je bewust van je eigen vooroordelen
  • Werk met een bandopname
  • Praat met oud-gedienden (gepensioneerden)
  • Werk off the record, noem geen namen
  • Toon oprechte belangstelling
  • Zoek verbinding (humane chemie), niet direct ter zake willen komen
  • Zeg wat je ziet of denkt (hypothese) en verifieer of dat klopt
  • Benoem pijnpunten
  • Ga respectvol de confrontatie aan, niet met gestrekt been erin
  • Uitwisseling van visies (inter + view)
  • Timing is belangrijk; kwaliteit vs tijdigheid
  • Gebruik de gereedschapskist afhankelijk van de situatie
  • De waarheid achterhaal je niet in een interview
  • Afsluitende vraag: iets raars gehoord?
  • Kaderen en scope (zorg voor focus gebruik 3 van de 10 feiten)
  • Benoem ook de irrationele processen
  • Schrijf in de stijl van de alwetende
  • Rapport moet waar zijn, gelezen worden en er moet wat mee worden gedaan
  • Durf fouten te maken!

Iedereen kan zakelijk tekenen!

Vraag aan een klas vol kinderen wie er kan tekenen en iedereen steekt zijn hand op. Vraag aan een zaal vol volwassen wie er kan tekenen en je ziet nog maar enkele handen in de lucht. Onterecht vindt Willemien Brand. Zij is van mening dat iedereen kan tekenen. Tijdens de workshop Zakelijk tekenen laat ze dit de RO’s zelf ervaren. Met drie stiften en schetsboek in de hand is iedereen aan de slag gegaan. Haar tips: de letters UZMOI geven alle vormen weer. Werk met dunne en dikke lijnen en gebruik kleur om hoofd- en bijzaken uit elkaar te houden. Zet pijlen om de beweging dan wel leesrichting helder te maken en gebruik kaders om te groeperen.

Met de basistechnieken voor zakelijk tekenen op zak mochten de RO’s in kleine groepjes aan de slag met wat insight is, hoe het eruit ziet en hoe je het kunt realiseren. Dagvoorzitter Peter Hartog: “Wat is insight eigenlijk? De IPPF zijn daar niet heel duidelijk over. Peter refereert daarom aan een rapport uit 2011: Insight: delevering value to stakeholders waar zes manieren waarop inzicht kan worden gegeven,worden benoemd. Zoals Bart van Loon al in het begin zei: ‘een onderwerp waar lang nog niet alles over is gezegd.’ Tijd om als RO positie in te nemen. Om die reden vraagt Peter per groep twee stellingen uit te werken in een tekening. De tekeningen worden naderhand plenair besproken. 

Stellingen

  • Relevantie:
    • Insight wordt in de toekomst hét product om toegevoegde waarde te realiseren
    • Het geven van assurance is niet meer voldoende om betekenisvol te zijn als IA
  • Definitie, wat is het?
    • Insight is het hebben van begrip
      (‘having enough knowledge about the situation to decide whether to act and how to act’)
    • Insight gaat over verbeteringen, assurance gaat over de huidige situatie
      (of juist niet? – waarom?)
    • Alle Insight die de IA geeft, is gebaseerd op assurance-activiteiten (of juist niet? – waarom?)
    • Insight is niet zomaar de mening van een professional, maar ‘objectief’ en gebaseerd op grondige analyses van data en/of processen
  • Hoe ziet het er uit?
    • Insight is het resultaat van ‘connecting the dot’s’ van diverse andere werkzaamheden
    • Bij het geven van Insight kan de IA diverse rollen aannemen: expert, trainer en facilitator
      (bijv. via het Socratisch gesprek) (welke wel/niet?)
  • Hoe te realiseren?
    • Insight geven vereist andere competenties en houding (zo ja, welke; zo nee, waarom niet?)

 

Kijken met de hersenen

Van inzicht verkrijgen naar inzicht presenteren. Blok 3 van deze masterclass gaat hier op in. Daar waar de workshop Zakelijk tekenen heel praktisch is, neemt Lex Pierik ons mee in theorie van het brein. “We kijken met onze hersenen en niet met onze ogen. Alles wat we zien interpreteren wij, waardoor we iets anders zien dan wat er feitelijk wordt getoond." Zo kunnen we bijvoorbeeld heel snel patronen ontdekken, zoals de lego stripfiguren (Bert en Ernie of Asterix en Obelix) die feitelijk uit gekleurde streepjes bestaan. Naast een theoretische context geeft Lex Pierik vooral veel praktische tips mee om rapporten aantrekkelijker en leesbaarder te maken. Zorg dat je focus aanbrengt; dat het maar één doel heeft. Hij ondersteunt het verhaal van Willemien dat visuele attributen waarde toevoegen. Simpele grafieken kunnen al een groot verschil maken. Deze zijn al eenvoudig via een Powerpoint te maken of zoek in Google naar templates voor infographics. Visualisatie voor gevorderden? Probeer eens animaties in te zetten, die kunnen complexe onderwerpen vaak goed verduidelijken en dat maakt het makkelijker te accepteren.

 

Data driven auditing

Blok 4 van de masterclass ging over data driven auditing. Aan de hand van vier cases kregen de RO’s een inkijkje hoe andere organisaties hiermee omgaan. Zo is de Auditdienst Rijk al weer enige jaren terug gestart met een data-analytics team. Arthur Verkerke vertelde over hun werkwijze. Op dit moment verzamelt het team data uit de verschillende administratieve systemen. “We gaan steeds meer van een sample driven audit naar een data driven audit. Bij deze laatste bekijk je de complete massa en onderzoek je de uitzonderingen.” Arthur Verkerke geeft een aantal concrete voorbeelden. Zo doet de ADR aan journal entry testing, waarbij afwijkende boekingen (wijze van boeken, buiten kantoortijd, ongebruikelijke gebruiker et cetera) naar boven komen. Een andere data driven audit is een it security audit die bekijkt welke updates SAP gepubliceerd heeft en welke updates intern zijn uitgevoerd. Arthur Verkerke ziet nog veel kansen, bijvoorbeeld op het vlak van text analytics. Een concreet doel voor de ADR is om de jaarcontrole van 2021 volledig data driven te doen. Zijn tip aan die auditteams die nog willen starten met data driven auditing? Zorg voor een divers team: qua leeftijd, achtergrond en ervaringsjaren. Iedereen brengt zijn eigen meerwaarde mee. En vooral: ga gewoon aan de slag. Just do it.

 

Hogere snelheid en hogere kwaliteit

Tijs Wolfenbuttel deeldt zijn verhaal over de Volksbank. Zij zagen de toenemende vraag naar assurance en merkten dat het tempo omhoog ging. Audits moesten sneller en slimmer. Ze kozen voor een structurele aanpak met een duidelijke ‘why’ en gekoppeld aan het IIA model level 3. Het team past de nieuwe werkwijze toe bij declaraties van het personeel waarbij de data driven aanpak zorgt voor meer snelheid en een hogere kwaliteit. Hetzelfde geldt voor het monitoren van de franchise banken. Voorheen moest de auditor overal langs, nu kan op basis van data heel veel onderzocht worden, denk aan negatieve saldo’s of ongebruikelijk hoge bedragen die uit de data naar voren komen. In het tweede deel van de presentatie gaat de groep onder leiding van Pieter Stel van PA Consulting met een eenvoudig algoritme aan de slag. Dit om te ervaren dat AI niet per se enorm complex hoeft te zijn. Een beslisboom is al een vorm van AI; het voorspelt namelijk uitkomsten. 

Alexander Boer van KPMG pakt in zijn lezing door op algoritmen. De gemeente Amsterdam schakelde KPMG in voor het controleren van de werking van algoritmes. Zo moet worden voorkomen dat algoritmes discrimineren of andere ongewenste beslissingen nemen. “Er zijn systemen die beslissingen nemen op basis van data, zonder invloed van mens. Soms is het onmogelijk voor de mens om dit te doen, denk aan Facebook die tig miljoen mensen uit elkaar houdt. Echter zo’n systeem beïnvloedt soms wel de rechten, plichten, verantwoordelijkheden van mensen.” Het is dus belangrijk om assurance te kunnen bieden: doet het algoritme zijn werk goed?

Alle besluiten die we nemen onderbouwen we met wetenschappelijke kennis en/of met data

Iets dichter bij de alledaagse praktijk en aansluitend op een hobby van vele auditors, was de afsluitende masterclass van het Sunweb team waar data aan de basis van het succes staat. Het team werkt hierbij nauw samen met KPMG. “Je wilt precies weten hoe je het beste team samenstelt”, aldus Jorn Knops van het Sunweb Team. Naast dat er veelvuldig data uit de fiets worden gehaald: hoeveel druk leg je op de pedalen, wat is de snelheid, wat is aerodynamica, wordt er ook van alles bij de renner zelf gemeten: hartslag en vermogen bijvoorbeeld. Het trainings- en voedingsschema wordt hierop afgesteld. Sunweb wil vooral een heel clean team zijn. “Als een renner ineens een hele grote stap maakt, dan gaan we wel kijken of dit mogelijk is en of er een logische verklaring is. Het systeem geeft telkens vlaggetjes bij afwijkingen. Alle besluiten die we nemen onderbouwen we met wetenschappelijke kennis en/of met data."

Terug naar het nieuwsoverzicht

IIA Nederland

088-0037100
iia@iia.nl
Burgemeester Stramanweg 102A
1101 AA Amsterdam
Postbus 22657
1100 DD Amsterdam
Contact opnemen

Audit Magazine

Audit Magazine

Lidmaatschap

IIA is dé toonaangevende beroepsorganisatie voor internal auditors. Een lidmaatschap laat u delen in de collectieve kennis van alle vakgenoten in de wereld.
Meer informatie