Serious gaming bij IAF Staedion

Na private bedrijven starten ook steeds meer (semi-)publieke instellingen een eigen internal audit functie. Ook woningcorporaties. Het Haagse Staedion kreeg in 2014 de Internal Audit Innovation Award voor een aanpak gebaseerd op 'serious gaming' Deze aanpak blijkt nog steeds heel effectief.

De aanpak die Brigitte de Vries bij een aantal van haar audits kiest, gaat uit van het zogeheten serious gaming, waarbij medewerkers in simulaties moeten opereren. De Vries: "Ik breng een aantal werkprocessen in een spelsituatie in combinatie met een aantal onverwachte, maar niet onwaarschijnlijke, elementen. Een voorbeeld van zo’n element is bijvoorbeeld dat de doelstelling voor arbeidsmigranten niet dreigt te worden gehaald terwijl in overleg met de gemeente is toegezegd hiervoor honderd woningen extra beschikbaar te stellen en geschikt te maken voor verhuring aan deze doelgroep. Je creëert met de simulatie een soort snelkookpan waarin medewerkers onder druk moeten werken."

Als auditor zet De Vries vervolgens het instrument van observatie in. "Uit onderzoek blijkt dat mensen in een spelsituatie veel bloot geven van hun intrinsieke gedrag. Je kunt dan met een simulatie zien of mensen zich ondanks toegenomen druk toch aan de procedures houden en of ze met anderen blijven samenwerken."

De medewerkers van Staedion accepteren deze manier van auditen. De Vries: "Ze zijn er zich van bewust dat situaties in het spel zich inderdaad zo zouden kunnen voordoen in de praktijk. Het element van de arbeidsmigranten is nu, in de vorm van opvang van vluchtelingen, bijvoorbeeld zeer actueel. Ze snappen dat een dergelijke gebeurtenis in de werkelijkheid goed moet verlopen en ze vinden het dan ook goed dat ze tijdens het spel al een keer in deze situatie zijn gebracht."

De Vries merkt dat medewerkers op een goede manier reflecteren op de simulaties. "Ze hebben hun eigen proces en gedrag ervaren en ervaren de knelpunten die daarin verweven zitten. Ik zie bijvoorbeeld dat medewerkers zich realiseren dat ze elkaar moeten opzoeken in de organisatie en dat ze ook daadwerkelijk naar andere afdelingen toegaan voor andere zienswijzen."

Een relevante vraag is of ook andere bedrijfstakken met de werkwijze van Staedion uit de voeten zouden kunnen. De Vries denkt van wel. "Voor elke onderneming of organisatie geldt dat je processen kunt simuleren en daar bijzondere elementen aan kunt toevoegen." Wel zijn er volgens haar een aantal voorwaarden die er voor zorgen dat een organisatie snel resultaat kan boeken. "Zorg ervoor dat je de simulatie klein houdt, dat de gebeurtenissen reëel zijn en dat deze voldoende zijn uitgewerkt in de simulatie. Tot slot vraagt het van het management van het organisatieonderdeel voldoende lef om een audit op deze manier vorm te geven!"

Bron: de accountant