Het reglement voor de externe kwaliteitstoetsing van internal auditfuncties (IAF’s) is gewijzigd. Wat is er veranderd, waarom en wat betekent dat voor u?
Tijdens de ALV van 16 mei zijn de voorgestelde wijzigingen in het Reglement op de kwaliteitstoetsing en de Nadere voorschriften goedgekeurd. Deze wijzigingen zijn ontleend aan de inmiddels ruime ervaring die in Nederland is opgedaan met de externe toetsingen en het toezicht daarop. Het Toezichtsorgaan op de Kwaliteitstoetsingen (TKT) en het IIA bestuur hebben deze wijzigingen voorgesteld vanuit de overtuiging hiermee een goede balans te hebben gevonden tussen de zorgvuldigheid, de effectiviteit en de kosten van de toetsingen. Het TKT en het IIA bestuur zijn verheugd met de goedkeuring hiervan door de leden, ook omdat hiermee wordt aangesloten bij de internationale standaarden.
Rondom de ALV bleek wel enige bezorgdheid en waren er diverse vragen over de voorgestelde wijzigingen. Wij juichen dat toe, het toont de betrokkenheid bij en het belang van de toetsingen. Wij kunnen ons voorstellen dat die vragen bij meer mensen leven. Ook in het TKT en het bestuur zijn deze vragen bij het opstellen van het nieuwe reglement aan de orde geweest. Graag gaan we nog nader in op de belangrijkste wijzigingen in het reglement, de achtergrond en effecten daarvan.
1. Gaat het ‘3-sporenbeleid’ niet leiden tot verwatering van de oordelen?
Achtergrond: In Nederland was sprake van een 2-sporenbeleid voor wat betreft het eindoordeel; er waren twee mogelijkheden: ‘voldoet’ of ‘voldoet niet’. Nu is hier ook de mogelijkheid van het eindoordeel ‘voldoet gedeeltelijk’ aan toegevoegd, waarmee wordt aangesloten bij de internationale praktijk. Dit kan ook omdat we in Nederland inmiddels veel ervaring hebben opgedaan met de toetsingen én sinds 1 januari 2019 bovendien het Document Oordeelsvorming als aanvullende guidance hebben.
Antwoord: Nee, van verwatering zal naar verwachting geen sprake zijn, eerder het tegendeel:
- Ook bij ‘voldoet gedeeltelijk’ dient (binnen 12 maanden) een herstelplan te worden opgesteld, met daarna een beperkte toetsing van de verbeterpunten.
- Er is geen verplichting meer tot een ‘harde’ keuze tussen ‘voldoet’ en ‘voldoet niet’.
- Uit de analyse van de in 2018 uitgevoerde toetsingen blijkt dat door de introductie van het 3-sporenbeleid twee organisaties (o.b.v. de score guidance in het Document Oordeelsvorming) een ‘voldoet gedeeltelijk’ zouden hebben gekregen (in plaats van de ‘voldoet’ en de ‘voldoet niet’ die zij nu hebben gekregen).
2. Gaat het duurder worden omdat vaker een hertoetsing nodig is?
Achtergrond: De mogelijkheid tot ‘voldoet gedeeltelijk’ kan ervoor zorgen dat er vaker een hertoetsing uitgevoerd moet worden. En een hertoetsing brengt extra kosten met zich mee.
Antwoord: Dat is niet de bedoeling.
Het is zeker niet de bedoeling dat de externe kwaliteitstoetsing duurder wordt. In tegendeel. De Self Assessment with Independent Validation (SAIV), die nu is overgenomen uit de internationale Standaarden – waarover straks meer – kan tot lagere ‘out of pocket’ kosten leiden. In de internationale context veronderstelt men bij de SAIV een eigen zeer goede voorbereiding, waarmee de ‘out of pocket’ kosten lager kunnen zijn.
Daarnaast zijn er steeds meer hulpmiddelen beschikbaar om (vooraf) na te gaan of wordt voldaan aan de Standaarden en om de internal auditfunctie voor te bereiden op de toetsing. Wij doelen hierbij op het eerder genoemde ‘Document Oordeelsvorming’, het rapport ‘Leerpunten uit de externe kwaliteitstoetsingen 2018’, maar ook het Internal Audit Ambition Model. Wanneer de CAE hiervan gebruikmaakt, wordt de kans op ‘voldoet’ juist groter.
3. Gaat de introductie van de SAIV als geldige externe toetsing niet leiden tot een toets die niet veel meer voorstelt?
Achtergrond: Een ‘zelfevaluatie met onafhankelijke externe validatie’ is een volwaardig alternatief voor de volledige externe kwaliteitstoetsing. Ook met de mogelijkheid tot een SAIV wordt aangesloten bij de internationale praktijk én bij de Standaarden.
Antwoord: Nee, ook met een SAIV blijft de kwaliteit van de externe kwaliteitstoets gewaarborgd.
Diverse keren is de bezorgdheid geuit dat je er met een zelfevaluatie wel heel gemakkelijk ‘doorheen zou kunnen komen’. Dat is echter een misverstand en absoluut niet het geval. Bij de SAIV wordt net als bij de volledige externe toetsing de conformiteit met de Standaarden vastgesteld; niet alleen in de opzet, maar óók in de werking van de IAF in de praktijk. Het beoordelen van dossiers en interviews met stakeholders is ook bij de SAIV een vereiste. Bovendien wordt een SAIV, zoals elke toetsing, natuurlijk ook beoordeeld door het TKT om vast te stellen dat deze deugdelijk is uitgevoerd. Overigens: de term ‘zelfevaluatie’ is wat verwarrend. Eigenlijk gebruikten veel toetsende partijen al een zelfevaluatie als start van de volledige toetsing; het verschil tussen beide toetsingen zit meer in de scope (zie hieronder).
4. Gaat met een SAIV het streven naar kwaliteitsverbetering niet verloren?
Achtergrond: Bij de SAIV ligt de focus op conformiteit, conform het doel van Standaard 1312. Er wordt in beginsel niet gekeken naar de effectiviteit en efficiency noch naar de meerwaarde die wordt geboden; met name leading practices worden niet besproken.
Antwoord: Nee, het IIA blijft streven naar kwaliteitsverbetering.
Het belang van kwaliteitsverbetering blijft altijd bestaan en wordt door het IIA op diverse manieren gestimuleerd, zoals met het eerder genoemde Internal Audit Ambition Model en de daarvoor in ontwikkeling zijnde benchmark tool, maar ook met het CAE Forum en het Professional Practices-netwerk. Deze verbeterfocus kan tevens worden meegenomen in de externe kwaliteitstoetsing, maar dat is, conform de internationale Standaarden, dus niet verplicht. Het is aan de toetsende partijen daarin hun meerwaarde te bewijzen.
5. Moet elke toetser CIA zijn?
Achtergrond: De kwalificaties van de toetsende partijen zijn verduidelijkt, niet zozeer veranderd. Ook is het nog steeds de CAE die zich ervan dient te overtuigen dat de opdrachtleider en het team beschikken over de vereiste competenties. Daarbij heeft de CAE de keuze uit meerdere partijen die de toetsing kunnen uitvoeren.
Antwoord: Nee, een toetser hoeft niet perse de CIA titel te hebben, wel de kwalificaties.
In artikel 9 staat dat de CAE (o.a.) dient te overwegen of de toetsers voldoen aan de CIA-kwalificaties. Een CIA heeft expliciet blijk gegeven van kennis en begrip van de IIA Standaarden, hetgeen essentieel is voor het primaire doel van de toetsing: het vaststellen van conformiteit aan de IIA Standaarden.
Als er andere zorgen of vragen leven, gaan we daar graag op in. U kunt deze melden aan het TKT via peter.hartog@iia.nl. Sowieso zullen begin 2020 de wijzigingen en de in 2019 uitgevoerde externe kwaliteitstoetsingen worden geëvalueerd.
Auteur: Deze blog is tot stand gekomen mede namens het TKT en geschreven door Peter Hartog, Manager Vaktechniek bij IIA Nederland en daarnaast verbonden aan de Erasmus School of Accounting & Assurance als docent aan de postinitiële opleiding Internal Auditing & Advisory.