Actualiteit

Hier een teaser in te vullen

The following report, ‘Analytics: good practices for (smaller) IAFs’, sets out the findings of a field study commissioned by the Professional Practices Committee of IIA Netherlands. The aim of this report is to encourage and support the use of analytics in Internal Audit Functions (IAFs). Analytics has been part of our ‘toolset’ for many years, but recently rapid advances have been in the available techniques. “The world hates change, yet it is the only thing that has brought progress.” (Charles Franklin Kettering). The auditing profession first emerged during the industrial revolution, and its original aims were to provide (additional) assurance to clients such as executive and supervisory directors and other stakeholders such as regulators and the general public. Since that time, the profession has steadily progressed and professionalised. However, in recent years many audit and control functions seem to struggle to keep up with the pace of the increasing digitisation and real-time developments in the economy. Traditional auditing in the sense of ‘retrospectively checking the figures’ is becoming increasingly inadequate. (2012, AICPA White Paper). Solutions to this are sought, including by: involving non-financial perspectives, such as client perspectives and those based on operational management and innovation, increasingly using (upfront) system audits, and increasingly incorporating ‘soft controls’ (culture and behaviour). These are all useful steps, but they are not sufficient. A promising solution that is already feasible for many audit functions is the use of analytics. It is expected that the use of analytics will enable auditors to substantially improve their effectiveness and efficiency. Furthermore, in the near future the use of analytics will no longer be the exclusive domain of IT auditors, but will increasingly expand to other audit disciplines such as financial and operational auditing, as well as ‘second-line’ functions such as the internal audit, risk management and compliance functions. All this calls for research into the use of analytics that looks into the wishes and requirements of IAFs as well the practical experiences they have gained. We hope this field study will inspire and support professionals in the use of analytics and will contribute to the further development and embedding of analytics in the internal audit profession. We would like to thank the auditors who contributed to this study for sharing their experiences and insights.

Dit rapport bevat de resultaten van een praktijkonderzoek uitgevoerd in opdracht van de Commissie Professional Practices van IIA Nederland. Hiermee hopen we de inzet van analytics binnen Internal Audit Functies te bevorderen en te ondersteunen. Analytics behoort al jarenlang tot ons ‘gereedschap’, maar de beschikbare technieken hebben een snelle ontwikkeling doorgemaakt. “The world hates change, yet it is the only thing that has brought progress” (Charles Franklin). Het vakgebied Auditing is ontstaan ten tijde van de industriële revolutie met als doel het verschaffen van (additionele) zekerheid aan opdrachtgevers zoals bestuurders en commissarissen en andere belanghebbenden zoals externe toezichthouders en het ‘maatschappelijk verkeer’. Sinds die tijd heeft het vakgebied diverse ontwikkelingen en professionaliseringslagen doorgemaakt. Echter, de laatste jaren lijken veel auditen controlefuncties de voortgaande digitalisering en ‘real-time ontwikkelingen’ in de economie niet meer goed te kunnen ‘bijbenen’. Traditioneel auditen in de zin van ‘achteraf kijken of de cijfers kloppen’ voldoet steeds minder (2012, AICPA whitepaper). Oplossingen worden gezocht in onder meer: het betrekken van niet-financiële perspectieven zoals klanten, bedrijfsvoering en innovatie, het meer systeemgericht (vooraf) gaan auditen en het nadrukkelijker daarbij betrekken van de ‘zachte kant’ (cultuur en gedrag). Dit alles is nuttig, maar niet afdoende. Een veelbelovende en voor veel auditfuncties inmiddels bereikbare oplossing is de inzet van ‘analytics’. De verwachting is dat de auditor door de inzet daarvan substantiële verbeteringen in effectiviteit en efficiëntie kan realiseren. En dat analytics daarbij al snel niet meer het exclusieve domein van IT-auditors is, maar meer en meer verbreedt naar andere auditdisciplines zoals financial en operational auditing en ‘tweedelijns’ functies zoals interne controle, risk management en compliance. Kortom, tijd voor een onderzoek dat de wensen en behoeftes vanuit Internal Audit functies combineert met ervaringen uit de praktijk. We hopen dat dit onderzoek inspireert en ondersteunt bij de inzet van analytics en dat het bijdraagt aan de verdere ontwikkeling en inbedding van analytics in het vakgebied van internal audit.  U kunt het rapport hier downloaden. 

Voor een Internal Auditdienst is het een uitdaging om met juiste aanbevelingen te komen bij het management. Aanbevelingen die oplossingsrichtingen bieden om de kernoorzaak van een tekortkoming weg te nemen. Immers dan is er sprake van een structurele aanpak van de tekortkoming. Het is een uitdaging om een goede oorzaakanalyse uit te voeren. Men moet over voldoende kennis van de oorzaakanalyse methoden beschikken om, afhankelijk van de context, een geschikte methode te kunnen kiezen en over voldoende vaardigheden om die vervolgens goed toe te passen. In het IIA-artikel ‘Oorzaakanalyses in het kader van audits’ d.d. december 2014  is aandacht besteed aan een aantal methoden/technieken die gebruikt kunnen worden bij een oorzaakanalyse. In bijgaand artikel gaan we hierop verder door een beschrijving te geven van onze ervaringen met het toepassen van enkele root cause analyses in de praktijk. De overeenkomst tussen deze ervaringen is dat het root cause analyses zijn die betrekking hebben op complexe bevindingen. Hiermee willen wij aangeven dat het ook mogelijk is om bij ingewikkelde problematieken een deugdelijke root cause analyse uit te voeren. We beschrijven in dit artikel zes voorbeelden voor het uitvoeren van een oorzaakanalyse, ieder vanuit een ander gezichtspunt gestart. De methoden geven bij elk voorbeeld inzicht in de grondoorzaken van de onderkende problematieken. Kenmerkend is dat bij deze aanpakken sprake is van een complexe bevinding c.q. problematiek. Een algemene definitie van ‘complex’ is: “zeer samengesteld en daardoor moeilijk te doorgronden”. In het kader van dit artikel breiden we deze definitie uit met elementen van oorzaakanalyses en komen we tot de volgende omschrijving van ‘een complexe bevinding’: “Een complexe bevinding is een uitkomst van een onderzoek waarbij de oorzaak niet eenvoudig (bij één partij) te achterhalen is. Het is mogelijk dat er sprake is van meerdere oorzaken, die eventueel een relatie met elkaar hebben en in samenhang een probleem hebben veroorzaakt. Kenmerkend is dat er een diepgaande analyse nodig is, hetzij met behulp van meerdere deskundigen, hetzij door het toepassen van meerdere methoden en technieken om de oorzaak/oorzaken te kunnen achterhalen”. In dit artikel zullen we, na een inleiding in hoofdstuk 1, in hoofdstukken 2 en 3 achtereenvolgens een beschrijving geven van de verschillende aanpakken voor oorzaakanalyses en een voorbeeld van de toepassing. Uit onze ervaring blijkt tevens dat de rol van de auditor bij het uitvoeren van de oorzaakanalyse kan verschillen. We zullen hier dan ook in hoofdstuk 4 specifieke aandacht aan besteden. 

De Rijksoverheid en Gemeenten hechten steeds meer waarde aan de gedragseffecten van beleid en communicatie. Aandacht voor het inzicht dat kennis niet de belangrijkste drijfveer van gedrag is, neemt toe. Gedrag verandert niet vanzelf in de goede richting, wanneer je zorgt voor informatie. Onderzoeken die de effectiviteit van gedragsbeïnvloedende communicatie onderschrijven strekken van de gezondheidszorg (Johnson en Goldstein 2003), educatie (Castleman 2003), tot het stimuleren van naleving van wet en regelgeving (Blumenthal et al. 2001). Lezers van auditrapportages wordt (impliciet) gevraagd de boodschap van het rapport over te nemen. Ontvankelijkheid voor communicatie is voor de effectiviteit van rapportages een randvoorwaarde (Renes e.a. 2011: 13). Dit roept de vraag op in hoeverre wij als auditors gebruik maken van kennis over gedragsbeïnvloedende communicatie. Het voorbeeld waar dit onderzoek zich op richt is het bewuste, of onbewuste gebruik framing in auditrapportages.