17-12-2015
17-12-2015

Hoe borg je integriteit in de organisatie?

Jannine van Lieshout RA, CFO Van Uden, over ethiek en gedrag.

‘Fraude heeft in mijn ogen meer met criminaliteit te maken dan met ethiek’, vindt Jannine van Lieshout RA, CFO van logistieke operator Van Uden. Jaarlijks vervoert Van Uden twee miljoen pallets levensmiddelen. Hoe borg je integriteit in die organisatie?

Van Uden is gespecialiseerd in de opslag en distributie van levensmiddelen, wijnen en gedistilleerde dranken voor grote voedselproducenten en retailers in de Benelux. Op verzoek van een van haar klanten heeft Van Uden in 2013 een ethische audit doorlopen. Deze Supplier Ethical Data Exchange (SEDEX) geeft klanten wereldwijd inzicht in gegevens over maatschappelijk verantwoord ondernemen van de aangesloten organisaties.

Hoe belangrijk is aandacht voor houding en gedrag in de organisatie?
‘De goederen die we vervoeren zijn tijdelijk in ons bezit. Het gaat in veel gevallen om levensmiddelen waarvoor strenge regels gelden. Dat legt een verantwoordelijkheid op de schouders van al onze medewerkers. Daarom besteden we veel aandacht aan risico’s. Zo hebben we e-learningmodules ontwikkeld. Daarnaast is er een film gemaakt die laat zien wat onze rol in de keten is. Zo’n film is belangrijk omdat we veel met tijdelijke krachten werken. Die wil je snel een gevoel geven van waar Van Uden voor staat. We spreken over integriteit als directie tijdens kwartaalmeetings met het midddenmanagement. Ook in werkoverleggen hebben we het erover. Mensen worden aangesproken op hun gedrag. Je moet het zeggen als het ergens een rommel is. Als mensen roken waar het niet is toegestaan.’

Moet je als cfo het geweten van de organisatie zijn?
‘Nee, je bent wel een ambassadeur, samen met de rest van de directie. Je moet een cultuur creëren waarin integriteit wordt gewaarborgd. Mensen voorzien van de juiste opleiding maar ook zorgen dat de organisatie zo is ingericht dat mensen niet de kans krijgen om de fout in te gaan. We bieden aanvullende diensten voor opdrachtgevers zoals accijnsdienstverlening. De medewerkers die dat werk doen hebben een zware verantwoordelijkheid. Door middel van functiescheiding kun je stappen in het proces scheiden en voorkomen dat mensen in de verleiding komen. Onze kwaliteitsmanagers rapporteren direct aan mij. Die korte lijn is belangrijk. Als de kwaliteitsmanager rapporteert aan de business moet die melding wedijveren met andere ambities.’

Wat zijn ethische dilemma’s?
‘Die vraag is lastig te beantwoorden. Het begint al met de definitie van ethiek. Wat is ethiek? We willen een goede werkgever zijn. Dat gaat verder dan compliance. Als werk eentonig of zwaar is moet je iemand dan dertig jaar op die functie houden? Hoe lang kun je iemand orders in een warehouse laten verzamelen? Of ’s nachts om drie uur op een vrachtwagen laten beginnen? Dat soort vragen stellen we ons. Als je als bedrijf meer doet, krijg je betrokken medewerkers. Ook in het gedrag naar onze opdrachtgevers gaan we zo te werk. Wanneer je een informatievoorsprong hebt, moet je kennis delen. We combineren bijvoorbeeld zendingen van klanten. In een van onze warehouses hebben we de drankketen gecentraliseerd. Dat betekent dat je producten van concurrenten samen vervoert. Klanten vinden dat soms een raar en ongemakkelijk idee, maar we zijn daar heel duidelijk over. Daardoor kunnen we goedkoper zijn.’ ‘Fraude heeft in mijn ogen meer met criminaliteit te maken dan met ethiek. De risico’s zijn in ons geval beperkter omdat we vooral zaken doen met grote binnenlandse klanten. Het krijgen van opdrachten is het resultaat van grote tenders. Dat zijn heel transparante processen. Ook hebben we vooral met de haven van Rotterdam te maken. Wij regelen niet de afhandeling in havens aan de andere kant van de wereld. Maar natuurlijk zijn er altijd bedreigingen. Wat doe je als iemand schade wil aanrichten? Daarvoor moet je een food defense plan opstellen dat je wapent tegen opzettelijke besmettingen. Dat is ook kwaliteit. Voor mij zitten kwaliteit en integriteit dicht bij elkaar.’

Bron: NBA VRC

Terug naar het nieuwsoverzicht

IIA Nederland

088-0037100
iia@iia.nl
Burgemeester Stramanweg 102A
1101 AA Amsterdam
Postbus 22657
1100 DD Amsterdam
Contact opnemen

Audit Magazine

Audit Magazine

Lidmaatschap

IIA is dé toonaangevende beroepsorganisatie voor internal auditors. Een lidmaatschap laat u delen in de collectieve kennis van alle vakgenoten in de wereld.
Meer informatie