Rondetafelbijeenkomst ''Sleutelfunctie interne auditfunctie: van verplichting naar meerwaarde?'' groot succes!

Het Instituut van Internal Auditors heeft op 1 februari jl. een rondetafelbijeenkomst georganiseerd over de rol van de sleutelfunctie interne audit bij pensioenfondsen in tijden van transitie. Hiervoor hebben we sleutelfunctiehouders interne audit uitgenodigd. De bijeenkomst werd gehouden ten kantore van KPMG in Amstelveen en wij danken hen voor de gastvrijheid. 

Vijf jaar geleden is de Europese IORP II-richtlijn in Nederland van kracht geworden. Voor pensioenfondsen ontstond hierdoor onder andere de verplichting om een sleutelfunctie interne audit in te richten. Dat leek ons een mooie aanleiding om een rondetafelbijeenkomst te organiseren. Volgens De Nederlandsche Bank (DNB) vervullen sleutelfuncties een belangrijke rol in een evenwichtige en beheerste transitie naar een nieuw pensioenstelsel. Bij de bijeenkomst stond dan ook de vraag centraal wat de rol van de sleutelfunctie interne audit in de transitie is en hoe de samenwerking met andere sleutelfuncties en belanghebbenden eruitziet. 

Na het openingswoord van Huck Chuah, partner bij KPMG, volgde een presentatie van Ton Teitsma over de regiegroep van het Platform Interne Audit voor Pensioenfondsen en uitvoeringsorganisatie (waar Ton Teitsma deel van uitmaakt). De regiegroep biedt (vaktechnische) ondersteuning op het gebied van interne audit-gerelateerde vragen vanuit de pensioensector. 

Daarna volgde een presentatie van Tim van Ark en Roseanne Scheele, beiden werkzaam als toezichthouder bij DNB. Zij deelden de uitkomsten van de vierde Wtp-monitoringsvragenlijst die in het najaar 2023 naar alle pensioenuitvoerders verstuurd is. Eén van de vragen ging over hoe de betrokkenheid van de sleutelfunctie interne audit rondom de transitie naar een nieuwe pensioenregeling zal worden vormgegeven. Ongeveer 75 fondsen hebben aangegeven dat te gaan doen door middel van mondelinge adviezen, periodieke verslagen en meerdere audits tijdens de transitie. 19 fondsen antwoordden een eenmalige audit na de transitie te zullen uitvoeren. Verder blijkt bij fondsen die specifieke stappen in de transitie al hebben afgerond dat de sleutelfunctie interne audit relatief vaak betrokken wordt bij de volgende mijlpalen: beleidsaanpassingen, risico-preferentieonderzoek, en aanpassingen van het administratiesysteem. 

Boudewijn Broers, senior manager bij KPMG gaf een presentatie over de praktische invulling van de interne audit tijdens de transitie. Tot slot heeft Selda van Goor, senior manager bij KPMG, een discussie aan de hand van stellingen begeleid. 

Tijdens een levendige discussie werden belangrijke inzichten/aandachtspunten uitgewisseld. We lichten er enkele uit.

• Top of mind van de deelnemers van de rondetafelbijeenkomst op dit moment zijn: de transitie, de beheersing van uitbesteding, de implementatie van het IT-landschap en de aantoonbaarheid van de processen. 
• De transitie is een uitgelezen kans om de toegevoegde waarde van sleutelfunctie interne audit te laten zien. 
• De meeste aanwezigen zijn 50 – 75 % van hun tijd bezig met de werkzaamheden die verband houden met de transitie.  
• In het kader van de interne auditfunctie wordt onder meer geëvalueerd of de interne controlemechanismen en andere procedures en maatregelen ter waarborging van de beheerste en integere bedrijfsvoering, in voorkomend geval met inbegrip van de uitbestede werkzaamheden, adequaat en doeltreffend zijn. Vaak kijkt een sleutelfunctiehouder interne audit achteraf mee (bijvoorbeeld door middel van audits), maar het is ook heel nuttig (en soms praktisch) om haar/hem bijvoorbeeld in een vroeg stadium te betrekken bij het uitdenken van een proces en ervoor te zorgen dat deze met juiste waarborgen omkleed is. 
• Het is goed om rekening te houden met de belastbaarheid van de eerste en tweede lijn. Voorkomen moet worden dat de eerste en tweede lijn niet goed toekomen aan hun taken omdat er te veel audits worden uitgevoerd. Van belang is ook om tussentijds met elkaar te overleggen over de verdeling van de taken en verantwoordelijkheden. 
• Scheiding tussen ‘houder’ van de sleutelfunctie interne audit en ‘vervuller’ van de sleutelfunctie interne audit wordt door sommige aanwezigen lastig gevonden. Het is van belang dat de rollen, taken en verantwoordelijkheden van zowel de houder als de vervuller goed worden vastgelegd. 
• De meningen waren verdeeld over de vraag of het wenselijk is dat een sleutelfunctiehouder interne audit gebruik maakt van onderzoeken van de interne audit van uitbestedingspartijen. 

We hebben de rondetafelbijeenkomst afgesloten met een netwerkborrel. We kijken terug op een zeer geslaagde bijeenkomst! 

Programma

• Opening
  Huck Chuah & Jeroen van Tol 
• Presentaties
  Regiegroep IAP – een nadere kennismaking - Ton Teitsma, manager internal audit bij Pensioenfonds Rail & OV
  Sleutelfunctie interne audit tijdens de transitie - Tim van Ark & Roseanne Scheele, toezichthouders bij De Nederlandsche Bank
  De interne auditfunctie in de praktijk - Boudewijn Broers, senior manager KPMG
• Discussie
  Selda van Goor, senior manager KPMG