Kijk eens in de keuken van een ander!
Oftewel, dit zijn de voordelen van het tijdelijk, als auditor, inzetten van collega’s die niet zijn opgeleid als auditor (ook wel guest auditors, ‘subject matter experts’ of rotational auditors genoemd).
Heb het lef…
…om goede vrienden uit te nodigen om twee weken volledig gebruik te maken van je keuken. Wat zou er gebeuren als je daarna de keuken binnenstapt en open-minded en met een frisse blik rondkijkt en ziet hoe je keuken is heringericht en wat er allemaal is gebeurd in die twee weken. Wat zou het resultaat zijn?
De spelregels
De vrienden komen binnen en voor de eerste week zijn de boodschappen reeds door jou gedaan. De tweede week mogen ze die zelf doen. Verder staat het hen vrij om alles in de keuken, inclusief apparatuur, glaswerk, bestek en servies te verplaatsen, te vervangen (als nodig) en/of op een andere wijze te gebruiken.
De resultaten
Ik kan me zomaar een paar situaties bedenken die kunnen gebeuren en na twee weken ken je je keuken bijna niet meer terug. Het koffiezetapparaat en de keukenmachine worden verplaatst omdat ze op de huidige plek toch wat onhandig staan. Het messenblok wordt van het aanrecht gehaald, want dat is toch wat gevaarlijk. De bestekbak wordt heringericht. Ook het servies en het glaswerk verwisselen van plaats. Ingrediënten en voorraden die al lang in de kasten staan, worden opeens gebruikt voor gerechten waar jij het bestaan niet eens van kende. Het schoonmaken van de afzuigkap, wat je een enorme rotklus vindt, is ineens gedaan, omdat je vrienden wel het haakje hebben gevonden waarmee het ding los kan worden gemaakt. En er staan diverse ingrediënten in de keuken die er anders nooit zouden hebben gestaan.
Andere mindset
Ben jij in staat om, na twee weken, met een open en onbevangen blik te zien wat er is gebeurd? Welke keuzes ga jij maken in hoe jouw keuken, de inrichting en de boodschappen er, vanaf dat moment, uit gaan zien? Wordt alles binnen een paar dagen weer volledig naar het oude teruggebracht, of blijven er zaken in de nieuwe, gewijzigde vorm bestaan? Met een frisse blik kan er dus veel moois gebeuren! En dat brengt voordeel voor jou, je keuken én je vrienden. Immers, zij hebben die twee weken ook veel geleerd.
De vertaling
Met co-sourcing en guest auditing is het niet anders, alhoewel het dan aankomt op de overtuigingskracht richting de organisatie; het bestuur, het te auditen bedrijfsonderdeel en de afdelingen die de guest auditors en resources leveren.
In mijn huidige rol als Hoofd Internal Audit bij een professionele dienstverlener laat ik op continue basis guest auditors uit de rest van de organisatie meewerken aan onze internal audits. Discussies over de ‘grootte’ van een internal auditfunctie krijgen daarmee ook een andere lading. Met een relatief klein vast internal auditteam, huren wij ruimschoots meer dan het equivalent van het aantal ‘eigen’ uren intern in.
De voordelen van guest auditors
Kijkend naar de voordelen, dan zie ik de volgende:
Voor de auditee:
- De afdeling of het bedrijfsonderdeel dat geaudit wordt, weet dat er gekeken wordt met een praktische blik, met kennis van zaken én kennis van het bedrijf;
- Control frameworks, procedures en overige protocollen zijn reeds bekend bij de auditors en zorgen bij de auditees voor het terechte gevoel dat zij serieus genomen worden;
- Eventuele geconstateerde gebreken en aanbevelingen worden gedaan met begrip voor de context en dynamiek waar de auditee mee te maken heeft.
Voor de guest auditor:
- De guest auditor heeft de gelegenheid om zijn eigen bedrijf verder te helpen met het verbeteren van de interne processen en werkwijzen met zijn kennis, expertise en ervaringen;
- De guest auditor helpt niet alleen zijn bedrijf verder, maar geconstateerde best en better practices kan hij ook zelf toepassen in zijn eigen omgeving, nádat hij weer terug naar zijn reguliere werkomgeving gaat;
- (Beter) begrip voor risico en control helpt de guest auditor om zijn eigen werk richting de toekomst te verbeteren en zorg te dragen voor een beter beheerste omgeving.
Voor de internal auditfunctie:
- De kwaliteit van de dienstverlening verbetert omdat in-depth kennis wordt binnengehaald waar nodig;
- De flexibiliteit en managementkwaliteiten van het eigen team worden verbeterd omdat ieder nieuw team weer een andere dynamiek heeft waarbij de internal auditkwaliteit gewaarborgd dient te blijven;
- Internal audit wordt gezien als accelerator en ‘enabler’ van cross-functionele samenwerking en het delen van kennis en kunde dwars door de organisatie heen.
De nadelen van guest auditors
Zijn er dan geen nadelen? Mijn stellige overtuiging is: NEE! Wel zijn er de nodige uitdagingen. Maar met omdenken en creativiteit zijn die vaak prima het hoofd te bieden.
Ja, de guest auditors zijn inderdaad een bepaalde tijd niet beschikbaar voor hun reguliere werk. Maar ze kunnen ook (en vaak zelfs onaangekondigd) ziek worden, en dan moet er ook een oplossing komen. Vaak komen de betreffende medewerkers twee a drie weken later enthousiast terug met een dijk aan extra ervaringen, andere inzichten en ideeën voor de eigen afdeling. De mogelijkheid om bij te mogen dragen aan de eigen organisatie leidt tevens tot een beter begrip van de complexiteit van de interne processen en governance en daarmee tot een beter gevoel voor de eigen rol in het grotere geheel. Regelmatig bijdragen aan internal audits zou zelfs kunnen worden gezien als voorwaarde voor een volgende (management) carrièrestap. Mocht lange afwezigheid echt lastig zijn, dan kan die zelfs beperkt worden tot de periode van het veldwerk, waarbij in de voorbereiding de betreffende guest auditor enkel in voorbereidende workshops een belangrijke bijdrage levert.
Koudwatervrees om iemand anders uit de eigen organisatie in jouw keuken te laten kijken? Mijn eerste vraag zou zijn waar die angst vandaan komt. Immers, wie kan er op tegen zijn om, als organisatie, continu te verbeteren vanuit eigen kracht?! De manager die niet wil dat de eigen kennis en expertise wordt ingezet om zelf te verbeteren, zou een serieus gesprek met het bestuur moeten hebben.
Dus, laat die vrienden maar lekker in je keuken kijken en hun inzichten delen!
Auteur: Willem van Loon, Chief Audit Executive van Deloitte Netherlands, docent aan de UvA (RO opleiding) en Nyenrode (RA opleiding) en bestuurslid van IIA Nederland. Deze blog is geschreven op persoonlijke titel, wajvanloon@hotmail.com.